RGPD : Pourquoi est-il essentiel de mettre votre entreprise en conformité avec le règlement Général sur la protection des Données ?

Depuis le 25 mai 2018, il est essentiel que votre entreprise soit conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ce règlement vise à encadrer la protection des données au sein de l’Union Européenne et s’applique à toutes les entreprises, qu’elles soient privées ou publiques, quelle que soit leur taille, y compris les entreprises individuelles, dès lors qu’elles collectent des données personnelles de citoyens européens.

L’objectif principal du RGPD est d’harmoniser la protection des données personnelles au sein de l’Union Européenne en établissant un cadre légal commun tout en responsabilisant les entreprises.
Selon ce règlement, les données personnelles font référence à « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Cela peut inclure le nom de votre client, son adresse postale, ses données bancaires, son sexe, son adresse e-mail, son âge, ses comportements d’achat, etc. 

En d’autres termes, cette définition englobe toutes les informations personnelles que votre entreprise est susceptible de collecter auprès de ses clients.
Il est important de prendre en compte les données dites « sensibles », qui révèlent des informations sur l’origine ethnique, les croyances religieuses, les problèmes de santé, les opinions politiques, l’appartenance syndicale, etc. En principe, il est interdit de collecter et d’utiliser ces données, sauf si la personne concernée y consent par écrit et si vous avez un motif légitime pour le faire.

Bien qu’il soit bénéfique pour une entreprise de collecter des données sur ses clients afin d’identifier sa cible, d’analyser leur comportement et d’adapter sa stratégie marketing en conséquence, il est essentiel de respecter scrupuleusement les obligations imposées par le RGPD.

En France, c’est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) qui est responsable de faire respecter le RGPD par les entreprises. Les sanctions qu’elle peut infliger sont très dissuasives, pouvant atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires. Elle peut également vous contraindre à vous conformer au RGPD en vous imposant une astreinte quotidienne pouvant aller jusqu’à 100 000 euros par jour.

Il est donc crucial d’anticiper et de bénéficier de l’accompagnement d’un avocat spécialisé en droit des sociétés afin d’éviter tout litige avec la CNIL, dont les conséquences financières pourraient être catastrophiques pour votre entreprise.

Les grandes étapes pour être en conformité avec le RGPD et optimiser votre site internet

Le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) est crucial pour votre entreprise, et il est également important d’optimiser votre site pour le référencement. Découvrez les étapes clés pour atteindre ces objectifs tout en améliorant votre visibilité en ligne.

   • Cartographie des données : Commencez par recenser toutes les données personnelles que votre entreprise collecte et traite, en les documentant dans un registre des traitements. Cette cartographie vous permettra d’avoir une vue d’ensemble de la manière dont les données sont gérées au sein de votre entreprise.
Dans ce registre, spécifiez la nature des données collectées, les personnes concernées, les destinataires des données, la durée de conservation, les mesures de sécurité mises en place, les éventuelles données sensibles, et la finalité de leur utilisation.
Il est essentiel de faire un tri dans les données collectées et de ne conserver que celles qui sont réellement nécessaires à votre activité. Assurez-vous également que la finalité de la collecte soit légitime et explicite, en respectant les règles du RGPD.

   • Information des utilisateurs : Informez vos utilisateurs, y compris vos clients, partenaires économiques et salariés, que leurs données personnelles seront collectées, et obtenez leur consentement. Ce consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.
Veillez à ce que les utilisateurs comprennent clairement comment leurs données seront traitées, et donnez-leur la possibilité d’accepter ou de refuser la collecte. Ils doivent également pouvoir exercer leurs droits, tels que le droit d’accès, de modification, de suppression et de portabilité de leurs données.

   • Organisation interne de l’entreprise : Assurez-vous d’avoir une organisation interne solide pour respecter le RGPD. Formez vos collaborateurs aux obligations du RGPD et à la protection des données, afin d’éviter les fuites préjudiciables.
Vérifiez la conformité interne de votre entreprise en vérifiant, par exemple, si les contrats de vos collaborateurs et de vos sous-traitants comportent des clauses sur la protection des données. Évaluez la nécessité de mener une analyse d’impact et assurez-vous de disposer de mesures de sécurité informatiques efficaces.
Dans certains cas, la désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) est obligatoire, notamment lorsque des données sensibles sont traitées. Il est recommandé de nommer un spécialiste tel qu’un avocat spécialisé dans la protection des données pour assumer cette responsabilité.

Comment rendre son site internet conforme au RGPD ?

Pour rendre votre site internet conforme au RGPD, vous devez mettre en place les documents obligatoires et respecter les règles relatives à l’utilisation des cookies.

   • Politique de confidentialité : Votre politique de confidentialité doit détailler toutes les mentions obligatoires imposées par le RGPD, telles que l’identité du responsable du traitement des données, la finalité du traitement, la base juridique, le type de données collectées, la durée de conservation, les droits des personnes concernées et les destinataires des données.
Il est recommandé de vous faire accompagner par un avocat spécialisé pour rédiger ce document de manière précise et conforme au RGPD.
   • Mentions légales : Les mentions légales sont obligatoires sur tous les sites internet depuis 2004. Elles permettent aux utilisateurs d’identifier clairement les personnes physiques et morales responsables du site. Veillez à inclure toutes les informations obligatoires telles que la raison sociale, le SIREN, les coordonnées de contact, le nom du responsable de la rédaction du site, de l’hébergeur, etc.
Les mentions légales et la politique de confidentialité doivent être facilement accessibles sur votre site, de préférence dans le footer ou en bas de page.

   • Conditions générales de vente : Mettez à jour vos conditions générales de vente en y incluant une clause relative aux données personnelles. Mentionnez la collecte des données et le consentement de l’utilisateur. Vous pouvez inclure un lien vers votre politique de confidentialité pour plus de détails.
Les conditions générales de vente sont également nécessaires pour encadrer la relation commerciale avec vos clients et répondre aux obligations d’information précontractuelle.

   • Gestion des cookies : Informez les utilisateurs de la présence de cookies sur votre site et obtenez leur consentement via un bandeau d’information. Assurez-vous de respecter les nouvelles directives de la CNIL depuis avril 2021.
Il est recommandé d’utiliser une Consent Management Platform (CMP) pour recueillir le consentement conformément aux règles de la CNIL. Un avocat spécialisé pourra vous aider à rédiger votre politique de gestion des cookies et à valider la conformité de votre bandeau d’information.

Pourquoi se faire accompagner ?

La maîtrise du RGPD est essentielle pour éviter les sanctions financières de la CNIL. C’est également une démarche marketing visant à instaurer la confiance auprès de vos clients et à valoriser votre image de marque. Elle démontre votre transparence concernant la protection des données.
Pour garantir votre conformité au RGPD et mettre en place les bonnes pratiques au sein de votre entreprise, il est recommandé de vous faire accompagner par une plateforme automatisée spécialisée dans l’audit, la gestion et le suivi de la conformité.

Notre équipe de spécialistes vous guidera tout au long des étapes clés du RGPD, vous permettant ainsi de rester en conformité tout au long de la vie de votre entreprise.