5 κριτήρια για την επιλογή λογισμικού συμμόρφωσης με τον GDPR το 2025

Ευκολία χρήσης

Είναι απαραίτητο το Λογισμικό GDPR προσφέρει μια καθαρή και απλή διεπαφή, με εύκολα προσβάσιμα μενού και λειτουργίες που είναι ορατά με μια ματιά. Εάν το λογισμικό είναι πολύ περίπλοκο, θα μπορούσε να επιβραδύνει τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του GDPR, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε δαπανηρά σφάλματα ή καθυστερήσεις στην επεξεργασία δεδομένων.

Επιπλέον, το καλό λογισμικό θα πρέπει να συνοδεύεται από σαφή τεκμηρίωση και εκπαιδευτικές συνεδρίες για τις ομάδες σας. Η άμεση και έμπειρη υποστήριξη πελατών είναι επίσης απαραίτητη για την ταχεία επίλυση τυχόν προβλημάτων ή την απάντηση ερωτήσεων σχετικά με τη χρήση του λογισμικού.

Χαρακτηριστικά ειδικά για τον ΓΚΠΔ

Διαχείριση συναίνεσης

Το λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ πρέπει να προσφέρει εργαλεία για την αποτελεσματική διαχείριση της συγκατάθεσης των χρηστών. Αυτό περιλαμβάνει τη δυνατότητα συλλογής, αποθήκευσης και ενημέρωσης των συναινέσεων για διαφορετικούς τύπους επεξεργασίας δεδομένων.

Δικαίωμα στη λήθη και φορητότητα δεδομένων

Ένα αποτελεσματικό λογισμικό GDPR πρέπει να διαχειρίζεται το δικαίωμα στη λήθη, προσφέροντας λειτουργίες διαγραφής ή ανωνυμοποίησης προσωπικών δεδομένων κατόπιν αιτήματος. Επιπλέον, πρέπει επίσης να διευκολύνει τη φορητότητα των δεδομένων, δηλαδή τη δυνατότητα ενός ατόμου να ανακτά τα δεδομένα του σε δομημένη και κοινώς χρησιμοποιούμενη μορφή.

Ασφάλεια και εμπιστευτικότητα δεδομένων

Η ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων είναι ύψιστης σημασίας για τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ. Το λογισμικό που επιλέγετε θα πρέπει να προσφέρει ισχυρά μέτρα ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης των δεδομένων τόσο εν ηρεμία όσο και εν μεταφορά.

Θα πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη χαρακτηριστικά ασφαλείας, όπως η πολυπαραγοντική επαλήθευση ταυτότητας και η διαχείριση πρόσβασης, για την αποτροπή τυχόν διαρροής ή κακής χρήσης προσωπικών δεδομένων.

Κατάλληλα μέτρα ασφαλείας

Εκτός από την κρυπτογράφηση, είναι απαραίτητο το λογισμικό να διαθέτει μηχανισμό για την παρακολούθηση ύποπτης δραστηριότητας σε πραγματικό χρόνο, να σας ειδοποιεί για παραβιάσεις δεδομένων και να παρέχει εργαλεία για την αντιμετώπιση περιστατικών ασφαλείας. Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό ακολουθεί τις βέλτιστες πρακτικές ασφαλείας και συμμορφώνεται με τα διεθνή πρότυπα, όπως το ISO 27001.

Συνεχής ενημέρωση και συμμόρφωση με τη νομοθεσία

Ο ΓΚΠΔ, αν και σταθερός, ενδέχεται να υποστεί προσαρμογές και νέες ερμηνείες με την πάροδο του χρόνου. Το λογισμικό συμμόρφωσης πρέπει να είναι σε θέση να εξελίσσεται με αυτές τις αλλαγές. Επομένως, είναι σημαντικό ο πάροχος να προσφέρει τακτικές ενημερώσεις για να διασφαλίζει ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται πάντα με τις πιο πρόσφατες νομικές απαιτήσεις.

Ένα αποτελεσματικό λογισμικό GDPR θα ενσωματώσει αυτές τις νομοθετικές αλλαγές και θα σας ενημερώνει για τις ενημερώσεις που απαιτούνται για τη διατήρηση της συμμόρφωσης του οργανισμού σας.

Προσαρμογή στις νομικές εξελίξεις

Εκτός από τις τακτικές ενημερώσεις, είναι σημαντικό το λογισμικό να έχει σχεδιαστεί ώστε να προσαρμόζεται εύκολα στις νομικές αλλαγές, είτε σε ευρωπαϊκό είτε σε εθνικό επίπεδο. Ένα καλό λογισμικό συμμόρφωσης πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται συγκεκριμένες απαιτήσεις, όπως τοπικούς κανονισμούς ή συστάσεις της CNIL (Εθνική Επιτροπή για την Τεχνολογία της Πληροφορίας και τις Πολιτικές Ελευθερίες).

Υποστήριξη και εξυπηρέτηση πελατών

Η προσβάσιμη και άμεση υποστήριξη πελατών είναι απαραίτητη για τη διαχείριση της συμμόρφωσης με τον GDPR. Σε περίπτωση προβλήματος ή ερώτησης, είναι σημαντικό να έχετε υποστήριξη που μπορεί να ανταποκριθεί γρήγορα και αποτελεσματικά. Ελέγξτε εάν το λογισμικό προσφέρει υποστήριξη 24/7 ή τουλάχιστον κατά τις εργάσιμες ώρες, για να επιλύσετε τυχόν επείγουσες καταστάσεις.

Εξειδίκευση στην εξυπηρέτηση πελατών

Η εξυπηρέτηση πελατών θα πρέπει επίσης να διαθέτει τεχνική και νομική εμπειρογνωμοσύνη στον ΓΚΠΔ. Όχι μόνο θα πρέπει να είναι σε θέση να επιλύει τεχνικά προβλήματα με το λογισμικό, αλλά θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να παρέχει συμβουλές σχετικά με τον τρόπο διατήρησης της συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις, ειδικά σε πολύπλοκες καταστάσεις.

Επιλέξτε ένα Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ το 2025 είναι μια σημαντική απόφαση για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των χρηστών σας, συμμορφούμενη παράλληλα με την ισχύουσα νομοθεσία. Τα πέντε κριτήρια που καλύψαμε - ευκολία χρήσης, συγκεκριμένα χαρακτηριστικά, ασφάλεια δεδομένων, συνεχείς ενημερώσεις νομικής συμμόρφωσης και υποστήριξη πελατών - είναι απαραίτητα για να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τους κανονισμούς και ότι τα δεδομένα σας προστατεύονται αποτελεσματικά.

Να θυμάστε ότι η συμμόρφωση ΓΚΠΔ δεν περιορίζεται στο εργαλείο που επιλέγετε, αλλά πρέπει επίσης να συνοδεύεται από μια εταιρική κουλτούρα που επικεντρώνεται στην προστασία των δεδομένων και τη διαφάνεια απέναντι στους χρήστες