Belangrijkste stappen voor succesvolle AVG-naleving

1. Begrijp de AVG-vereisten

Analyse van de fundamentele principes

Voordat u met de naleving van de AVG begint, is het essentieel om de fundamentele principes van de AVG te begrijpen:

• • Legaliteit, loyaliteit en transparantie :gegevens moeten rechtmatig, behoorlijk en transparant worden verwerkt.
  • Beperking van doeleinden : gegevens moeten worden verzameld voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven en legitieme doeleinden.
  • Gegevensminimalisatie : alleen de noodzakelijke gegevens mogen worden verzameld.
  • Nauwkeurigheid : de gegevens moeten nauwkeurig en actueel zijn.
  • Beperking van behoud : gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk.
  • Integriteit en vertrouwelijkheid :gegevens moeten op een manier worden verwerkt die de veiligheid ervan waarborgt.

Checklist voor begrip

• Maak uzelf vertrouwd met de belangrijkste artikelen van de AVG.
• Begrijp de rechten van betrokkenen (recht op toegang, rectificatie, verwijdering, enz.).
• Ken de verplichtingen van gegevensbeheerders en onderaannemers.

2. Benoem een Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Rol van de DPO

De DPO speelt een cruciale rol bij de naleving van de AVG. Hij/zij is verantwoordelijk voor het toezicht op gegevensbeschermingsstrategieën en het waarborgen van de naleving van de AVG-vereisten.

Checklist voor het aanstellen van een DPO

• Bepaal of het aanstellen van een DPO verplicht is voor uw bedrijf (afhankelijk van de omvang en aard van de verwerking).
• Benoem een DPO met specialistische kennis van wetgeving en praktijken op het gebied van gegevensbescherming.
• Informeer en train de DPO over de specifieke verantwoordelijkheden met betrekking tot de AVG.
• De contactgegevens van de DPO doorgeven aan de gegevensbeschermingsautoriteit en het publiek.

3. Breng de gegevens in kaart

Gegevensaudit

Door een uitgebreide gegevensaudit uit te voeren, krijgt u inzicht in welke gegevens worden verzameld, hoe deze worden gebruikt en wie er toegang toe heeft.

Voorbeeld van een data-audit

• • Gegevensidentificatie : naam, adres, e-mailadres, medische gegevens, etc.
  • Gegevensbronnen : online formulieren, CRM-databases, enz.
  • Gebruik van gegevens : marketing, klantenservice, HR-management, enz.
  • Gegevensdeling : met welke partners of dienstverleners.

Checklist voor kaartlegging

• Identificeer alle verwerkte persoonsgegevens.
• Documentgegevensstromen (invoer, verwerking, uitvoer).
• Werk de datamapping regelmatig bij.

4. Risico's beoordelen en beveiligingsmaatregelen implementeren

Risicobeoordeling

Analyseer de risico's die verbonden zijn aan de verwerking van persoonsgegevens om de bescherming ervan te waarborgen.

Voorbeeld van risicobeoordeling

• Risico : ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens.
• Potentiële impact : verlies van vertrouwelijkheid, schade aan de reputatie.
• Preventieve maatregelen : gegevensversleuteling, sterke authenticatie.

Veiligheidschecklist

• Voer een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (dpia) uit voor verwerkingen met een hoog risico.
• Implementeer technische (encryptie, firewalls) en organisatorische (privacybeleid) beveiligingsmaatregelen.
• Implementeer procedures om datalekken te detecteren, melden en beheren.

5. Werk het privacybeleid en de contracten bij

Privacybeleid

Privacybeleid moet transparant en begrijpelijk zijn en gebruikers informeren over hoe hun gegevens worden verwerkt.

Voorbeeld van een update van het privacybeleid

• Voor : “Wij verzamelen uw gegevens om onze dienstverlening te verbeteren.”
• Na : "We verzamelen uw naam, adres en e-mailadres om uw ervaring te personaliseren en u aanbiedingen op maat te doen. Uw gegevens worden 2 jaar bewaard."

Controlelijst bijwerken

• Controleer en actualiseer uw privacybeleid om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de AVG.
• Zorg ervoor dat het beleid duidelijk uitlegt welke rechten gebruikers hebben en hoe ze deze kunnen uitoefenen.
• Werk contracten met onderaannemers bij en neem hierin AVG-nalevingsclausules op.

6. Verkrijg toestemming van de gebruiker

Expliciete toestemming

De toestemming van de gebruiker moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.

Voorbeeld van toestemmingsverzameling

• Voor : een vooraf aangevinkt vakje om nieuwsbrieven te ontvangen.
• Na : een niet-aangevinkt vakje met een duidelijke uitleg: “Ik wil graag nieuwsbrieven ontvangen van [bedrijfsnaam].”

Checklist voor toestemming

• Zorg ervoor dat voor elk specifiek doel expliciet toestemming wordt gegeven.
• Registreer en bewaar bewijs van toestemming.
• Geef gebruikers de mogelijkheid om hun toestemming eenvoudig in te trekken.

7. Train medewerkers

Bewustwording en training

Alle werknemers moeten op de hoogte zijn van de AVG-verplichtingen en getraind worden in goede praktijken op het gebied van gegevensbescherming.

Voorbeeld trainingsprogramma

• Trainingssessie : inleiding tot AVG, individuele rechten, bedrijfsplichten.
• Praktische oefening : scenario's voor het beheer van verzoeken om toegang tot en correctie van gegevens.

Trainingschecklist

• Ontwikkel een AVG-trainingsprogramma dat is afgestemd op elke afdeling.
• Organiseer regelmatig trainings- en bewustmakingssessies.
• Beoordeel het begrip en de toepassing van verworven kennis.

8. Stel procedures vast om de rechten van individuen te beheren

Rechtenbeheer

Bedrijven moeten over procedures beschikken om verzoeken tot uitoefening van de rechten van individuen (toegang, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid, etc.) effectief te kunnen beheren.

Voorbeeld van rechtenbeheer

• Recht op toegang : reactie op een verzoek om toegang tot gegevens binnen 30 dagen.
• Recht op rectificatie : correctie van onjuiste gegevens binnen 15 dagen.

Checklist voor rechtenbeheer

• Richt een systeem in om verzoeken van individuen te ontvangen en verwerken.
• Zorg voor snelle en volledige reacties op verzoeken.
• Documenteer alle verzoeken en gegeven antwoorden.

9. Blijf continu monitoren en evalueren

Regelmatige audit

AVG-naleving is geen eenmalige actie, maar een continu proces dat regelmatige audits vereist.

Voorbeeld auditplan

• Kwartaalaudit : verificatie van de implementatie van het vertrouwelijkheidsbeleid, beoordeling van de veiligheidsmaatregelen.
• Jaarlijkse audit : algemene beoordeling van AVG-naleving, procesupdate.

Checklist voor continue audit

• Plan en voer regelmatig interne audits uit.
• Corrigeer geconstateerde non-conformiteiten en verbeter processen.
• Werk beleid en procedures bij in overeenstemming met wetgevende en technologische veranderingen.