AVG: Waarom is het zo belangrijk dat uw bedrijf voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming?

Sinds 25 mei 2018 is het essentieel dat uw bedrijf voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening reguleert de gegevensbescherming binnen de Europese Unie en is van toepassing op alle bedrijven, zowel particuliere als publieke, ongeacht hun omvang, inclusief eenmanszaken, zolang ze persoonsgegevens van Europese burgers verzamelen.

Het hoofddoel van de AVG is om de bescherming van persoonsgegevens binnen de Europese Unie te harmoniseren door een gemeenschappelijk wettelijk kader te creëren en tegelijkertijd bedrijven aansprakelijk te stellen.
Volgens deze verordening worden onder persoonsgegevens verstaan: "alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon". Hierbij kan het gaan om de naam, het postadres, de bankgegevens, het geslacht, het e-mailadres, de leeftijd, het koopgedrag en meer van uw klanten. 

Met andere woorden, deze definitie omvat alle persoonlijke informatie die uw bedrijf van zijn klanten kan verzamelen.
U moet rekening houden met zogenoemde 'gevoelige' gegevens. Deze gegevens geven informatie over uw etnische afkomst, religieuze overtuigingen, gezondheidsproblemen, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, enzovoort. Het is in principe verboden om deze gegevens te verzamelen en te gebruiken, tenzij de betrokkene hier schriftelijk toestemming voor geeft en u daarvoor een legitieme reden hebt.

Hoewel het voor een bedrijf nuttig is om gegevens over zijn klanten te verzamelen om de doelgroep te identificeren, hun gedrag te analyseren en de marketingstrategie dienovereenkomstig aan te passen, is het essentieel om strikt te voldoen aan de verplichtingen die de AVG oplegt.

In Frankrijk is de Franse gegevensbeschermingsautoriteit (CNIL) verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de AVG door bedrijven. De boetes die zij kan opleggen, zijn zeer afschrikwekkend en kunnen oplopen tot € 20 miljoen of € 41 miljoen omzet. De CNIL kan u ook dwingen om aan de AVG te voldoen door een dwangsom van maximaal € 100.000 per dag op te leggen.

Het is daarom van cruciaal belang dat u de hulp inroept van een advocaat die gespecialiseerd is in ondernemingsrecht. Zo voorkomt u geschillen met de CNIL, waarvan de financiële gevolgen voor uw bedrijf catastrofaal kunnen zijn.

De belangrijkste stappen om te voldoen aan de AVG en uw website te optimaliseren

Naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is cruciaal voor uw bedrijf, en het is ook belangrijk om uw site te optimaliseren voor SEO. Ontdek de belangrijkste stappen om deze doelen te bereiken en tegelijkertijd uw online zichtbaarheid te verbeteren.

   • Datamapping: Begin met het identificeren van alle persoonsgegevens die uw bedrijf verzamelt en verwerkt en documenteer deze in een verwerkingsregister. Deze mapping geeft u inzicht in hoe gegevens binnen uw bedrijf worden beheerd.
In dit register worden de aard van de verzamelde gegevens, de betrokken personen, de ontvangers van de gegevens, de bewaartermijn, de genomen veiligheidsmaatregelen, eventuele gevoelige gegevens en het doel van het gebruik ervan vermeld.
Het is essentieel om de verzamelde gegevens te sorteren en alleen de gegevens te bewaren die echt nodig zijn voor uw bedrijf. Zorg er ook voor dat het doel van de gegevensverzameling legitiem en expliciet is, in overeenstemming met de AVG-regels.

   • Gebruikersinformatie: Informeer uw gebruikers, waaronder uw klanten, economische partners en medewerkers, dat hun persoonsgegevens worden verzameld en verkrijg hun toestemming. Deze toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.
Zorg ervoor dat gebruikers duidelijk begrijpen hoe hun gegevens worden verwerkt en geef ze de mogelijkheid om zich aan of af te melden voor de gegevensverzameling. Ze moeten ook hun rechten kunnen uitoefenen, zoals het recht op toegang, wijziging, verwijdering en overdracht van hun gegevens.

   • Interne organisatie van het bedrijf: Zorg voor een solide interne organisatie om te voldoen aan de AVG. Train uw medewerkers in AVG-verplichtingen en gegevensbescherming om schadelijke lekken te voorkomen.
Controleer de interne naleving van de regelgeving binnen uw bedrijf door bijvoorbeeld te controleren of de contracten van uw werknemers en onderaannemers gegevensbeschermingsclausules bevatten. Beoordeel de noodzaak van een impactbeoordeling en zorg ervoor dat u effectieve IT-beveiligingsmaatregelen hebt getroffen.
In sommige gevallen is de aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG) verplicht, met name wanneer er gevoelige gegevens worden verwerkt. Het is raadzaam om een specialist, zoals een advocaat gegevensbescherming, aan te stellen die deze verantwoordelijkheid op zich neemt.

Hoe zorgt u ervoor dat uw website AVG-conform is?

Om uw website AVG-conform te maken, moet u de verplichte documenten implementeren en de regels met betrekking tot het gebruik van cookies naleven.

   • Privacybeleid: In uw privacybeleid moet alle verplichte informatie worden vermeld die de AVG vereist, zoals de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke, het doel van de verwerking, de wettelijke basis, het soort verzamelde gegevens, de bewaartermijn, de rechten van de betrokkenen en de ontvangers van de gegevens.
Wij adviseren u om de hulp in te schakelen van een gespecialiseerde jurist om dit document nauwkeurig en in overeenstemming met de AVG op te stellen.
   • Juridische kennisgevingen: Juridische kennisgevingen zijn sinds 2004 verplicht op alle websites. Ze stellen gebruikers in staat de personen en rechtspersonen die verantwoordelijk zijn voor de site duidelijk te identificeren. Zorg ervoor dat u alle verplichte informatie opneemt, zoals de bedrijfsnaam, het SIREN-nummer, contactgegevens, de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor de bewerking van de site, de host, enz.
De juridische mededelingen en het privacybeleid moeten gemakkelijk toegankelijk zijn op uw site, bij voorkeur in de voettekst of onderaan de pagina.

   • Algemene voorwaarden: Werk uw algemene voorwaarden bij met een privacyclausule. Vermeld gegevensverzameling en toestemming van de gebruiker. U kunt een link naar uw privacybeleid opnemen voor meer informatie.
De algemene verkoopvoorwaarden zijn ook noodzakelijk om de commerciële relatie met uw klanten te regelen en te voldoen aan de precontractuele informatieverplichtingen.

   • Cookiebeheer: Informeer gebruikers over de aanwezigheid van cookies op uw site en vraag hun toestemming via een informatiebanner. Zorg ervoor dat u voldoet aan de nieuwe CNIL-richtlijnen sinds april 2021.
Het is raadzaam om een Consent Management Platform (CMP) te gebruiken om toestemming te verzamelen in overeenstemming met de CNIL-regels. Een gespecialiseerde jurist kan u helpen bij het opstellen van uw cookiebeleid en het valideren van de naleving van uw informatiebanner.

Waarom ondersteuning krijgen?

Het beheersen van AVG-naleving is essentieel om financiële boetes van de CNIL te voorkomen. Het is tevens een marketingaanpak die gericht is op het opbouwen van vertrouwen bij uw klanten en het versterken van uw merkimago. Het toont uw transparantie met betrekking tot gegevensbescherming.
Om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de AVG en om best practices binnen uw bedrijf te implementeren, raden wij u aan om gebruik te maken van een geautomatiseerd platform dat gespecialiseerd is in het controleren, beheren en monitoren van naleving.

Ons team van specialisten begeleidt u door de belangrijkste fasen van de AVG, zodat u gedurende de hele levensduur van uw bedrijf aan de AVG blijft voldoen.