Algemeen beleid voor de bescherming van persoonsgegevens

Het respecteren van de privacy en de bescherming van persoonsgegevens vormen een vertrouwensfactor, een waarde die DBWO in het bijzonder hecht, waarbij belang wordt gehecht aan het respecteren van de fundamentele vrijheden en rechten van elk individu.

Dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens weerspiegelt de verbintenissen die DBWO in het kader van haar dagelijkse activiteiten aangaat voor het verantwoord gebruik van persoonsgegevens.

Een Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Om de privacy en de bescherming van ieders persoonsgegevens te waarborgen, heeft DBWO in 2020 een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld die zijn taken voor al haar structuren uitvoert.

De Functionaris Gegevensbescherming is een vertrouwenspersoon. Hij is een specialist op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en is verantwoordelijk voor het waarborgen van de bescherming van de privacy en de correcte toepassing van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. Hij is tevens het eerste aanspreekpunt voor de Franse Nationale Commissie voor Informatica en Vrijheden (CNIL) en alle personen die betrokken zijn bij de verzameling of verwerking van persoonsgegevens.

Neem contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming:

[email protected]

DBWO is de uitgever van het Viqtor®-platform.

Dit ‘Compliance as a Service’-platform is een softwarepakket dat gericht is op het vergemakkelijken van de implementatie en monitoring van de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming door organisaties.

Persoonsgegevens verwerkt door DBWO

Als onderdeel van haar wervingsbeleidDBWO ontvangt aanvragen die vergezeld gaan van cv's of die zijn aangevuld met persoonsgegevens, waardoor een sollicitatiedossier kan worden samengesteld dat door de kandidaten wordt ingediend. Dit dossier wordt gedurende twee jaar na ontvangst bewaard, tenzij de betrokkene in dienst treedt of zelf om een aanvraag vraagt.

In het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomsten van haar werknemers of de dienstverleningsovereenkomsten van haar individuele dienstverleners DBWO verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar opdracht of voor haar wettelijke verplichtingen (gegevens van de burgerlijke stand, financiële gegevens, gegevens met betrekking tot het privéleven, diploma's en vergunningen, communicatiegegevens, enz.). Deze gegevens worden bewaard gedurende de gehele contractuele relatie en voor een deel verlengd op grond van wettelijke of fiscale verplichtingen.   

Als onderdeel van haar commerciële inspanningen DBWO is, uitsluitend voor professionals in haar sector, ook verplicht om persoonsgegevens te verwerken zoals naam, voornaam, bedrijf, functie, telefoonnummer en e-mailadres die zij rechtstreeks verkrijgt tijdens uitwisselingen op beurzen of evenementen, via aanvragen voor haar diensten of via haar website door potentiële klanten, of indirect via bedrijven die gespecialiseerd zijn in het opzetten van sectorale beroepsdatabases. De verwerking van deze gegevens is deels gebaseerd op een gerechtvaardigd belang (verzoek om informatie, uitwisseling van contactgegevens) en deels op toestemming. De betrokkene kan te allen tijde verzoeken om verwijdering van zijn of haar gegevens.

In het kader van de uitvoering van haar contracten, DBWO verwerkt de persoonsgegevens van door haar opdrachtgevers of onderaannemers aangewezen contactpersonen en correspondenten en bewaart deze gegevens (naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijf) gedurende de gehele contractuele relatie, tenzij zij van het Bedrijf opdracht krijgt om de contactpersoon uit haar databases te verwijderen.

Beginselen die van toepassing zijn op de bescherming van persoonsgegevens

DBWO past de principes van Privacy by Design toe in al haar projecten en voert een beleid gericht op het informeren en bewustmaken van haar teams met betrekking tot de naleving van de principes die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Zij biedt haar klanten software die compatibel is met alle vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1. Specifiek, uitdrukkelijk en gerechtvaardigd doel van de verwerking:

Wanneer er persoonsgegevens worden verzameld, worden deze verzameld voor specifieke doeleinden die zijn afgestemd op de verwerkingsbehoeften van onze klanten.

2. Aandeel en relevantie van de verzamelde gegevens:

De verzamelde persoonsgegevens zijn strikt noodzakelijk voor het doel van de verzameling. De DBWO-software is zo ontworpen dat de verzamelde gegevens tot een minimum worden beperkt.

3. Beperkte bewaartermijn van persoonsgegevens:

Persoonsgegevens die onder de verantwoordelijkheid van DBWO worden gehost, worden gedurende een beperkte periode bewaard, die niet langer is dan de periode die noodzakelijk is voor de doeleinden van de verzameling.

4. Vertrouwelijkheid / Gegevensbeveiliging: 

Er worden beleidsregels voor de bescherming van informatiesystemen (PSSI) geïmplementeerd die zijn aangepast aan de aard van de verwerkte gegevens en de verwerking ervan.

Er zijn passende fysieke, logische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen, inclusief het voorkomen van ongeautoriseerde toegang.

DBWO verlangt bovendien van elke onderaannemer dat deze passende waarborgen biedt om de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te garanderen.

5. Rechten van individuen:

Met betrekking tot de verwerkingen die onder de verantwoordelijkheid van DBWO plaatsvinden

• • Er worden alle noodzakelijke maatregelen genomen om de effectiviteit van de rechten van individuen met betrekking tot hun persoonsgegevens te waarborgen.

• • Persoonsgegevens worden op een eerlijke manier verzameld. Er worden geen gegevens verzameld zonder medeweten of informatie van de betrokkenen.

• • De verzamelde persoonsgegevens worden ter kennis gebracht van de betrokkenen.

• • De verzamelde gegevens worden niet op een andere wijze gebruikt dan met deze doeleinden verenigbaar is.

• • Persoonsgegevens worden nauwkeurig en actueel bewaard.

• • De bewaartermijnen voor gegevens worden ter kennis van personen gebracht en variëren afhankelijk van de aard van de gegevens, het doel van de verwerking en wettelijke of reglementaire vereisten.

• • Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen binnen of buiten de Europese Unie, worden de betrokkenen specifiek op de hoogte gesteld en worden er specifieke maatregelen genomen om deze doorgiften te reguleren.

• • Er worden maatregelen genomen om de doeltreffendheid van de rechten van personen met betrekking tot hun persoonsgegevens te waarborgen. Dit gebeurt met name door duidelijke en volledige informatie over de uitgevoerde gegevensverwerkingen te verstrekken die voor iedereen gemakkelijk toegankelijk en begrijpelijk is.

• • Iedereen heeft rechten met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens, die hij of zij te allen tijde kosteloos kan uitoefenen door middel van een identiteitsbewijs. Hij of zij kan dus toegang krijgen tot zijn of haar persoonsgegevens en deze in bepaalde gevallen laten corrigeren, verwijderen of bezwaar maken tegen de verwerking ervan.

Met betrekking tot de verwerking die onder de verantwoordelijkheid van de gebruikers van de DBWO-software wordt uitgevoerd

• • DBWO sensibiliseert en traint al haar medewerkers die in het kader van onderhoudswerkzaamheden in aanraking komen met persoonsgegevens volgens de principes van de AVG.

• • DBWO informeert gebruikers van haar software over de essentiële regels die de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens bepalen.

• • DBWO informeert gebruikers van haar software over de voorzorgsmaatregelen die nodig zijn om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen.

• • De DBWO-software biedt hulpmiddelen voor de bescherming van deze gegevens (logging, pseudonimisering, encryptie, enz.)

• • Toegang tot deze rechten (inzage, rectificatie, verwijdering, verzet) wordt mogelijk gemaakt door de functionaliteiten van de door DBWO gebruikte software.
    
    

6. Rechten voortvloeiend uit de Wet voor een Digitale Republiek.

Het nieuwe artikel 40-1 van de Wet bescherming persoonsgegevens biedt personen de mogelijkheid om instructies te geven over het bewaren, verwijderen en communiceren van hun gegevens na hun overlijden.

Een persoon kan worden aangewezen om deze instructies uit te voeren. Deze persoon heeft vervolgens de bevoegdheid om, wanneer de betrokkene is overleden, kennis te nemen van de instructies en de uitvoering ervan te verlangen van de betrokken verwerkingsverantwoordelijken.

Indien de persoon tijdens zijn leven geen instructies heeft gegeven, hebben de erfgenamen de mogelijkheid om bepaalde rechten uit te oefenen, met name:

• • Het recht op omgang, indien nodig voor de afwikkeling van de nalatenschap van de overledene;

• • Het recht om bezwaar te maken tegen het sluiten van de gebruikersaccounts van de overledene en tegen de verwerking van zijn gegevens.

Toezicht op het Privacybeleid.

Dit beleid wordt regelmatig bijgewerkt om rekening te houden met wet- en regelgeving en eventuele wijzigingen in de organisatie van DBWO of in de aangeboden aanbiedingen, producten en diensten.