De belangrijkste stappen voor AVG-naleving

1 Aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG)

De DPO is een centrale figuur in de AVG-naleving. Hij of zij waarborgt de AVG-naleving binnen het bedrijf en is het eerste aanspreekpunt voor toezichthoudende autoriteiten. Het aanstellen van een DPO is verplicht voor overheidsinstanties, organisaties die regelmatig grootschalige monitoring uitvoeren of op grote schaal gevoelige gegevens verwerken.

2 In kaart brengen van de gegevensverwerking

De eerste taak van de DPO is het identificeren van alle verwerkingen van persoonsgegevens die door het bedrijf worden uitgevoerd. Dit is een cruciale stap die een duidelijk overzicht biedt van de activiteiten van het bedrijf en de mogelijke risico's die daarmee gepaard gaan.

3 Risicobeoordeling en implementatie van beschermende maatregelen

Zodra de verwerkingskaart is opgesteld, moeten de risico's voor elke verwerking worden beoordeeld. Indien de verwerking een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, moet een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) worden uitgevoerd. Vervolgens moeten passende gegevensbeschermingsmaatregelen worden getroffen.

4 Ontwikkeling van een gegevensbeschermingsbeleid

Dit beleid moet de toezeggingen van het bedrijf op het gebied van gegevensbescherming gedetailleerd beschrijven. Het moet gemakkelijk toegankelijk en begrijpelijk zijn voor alle medewerkers en belanghebbenden binnen het bedrijf.

5 Toestemmingsbeheer

DE AVG vereist dat toestemming voor gegevensverwerking vrij, geïnformeerd, specifiek en ondubbelzinnig is. Het is daarom noodzakelijk om een toestemmingsbeheersysteem te implementeren dat aan deze vereisten voldoet.

6 Procedures opstellen voor het geval van een datalek

In geval van een datalek vereist de AVG dat de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur op de hoogte wordt gesteld. Daarom moet het bedrijf over een gedetailleerde procedure beschikken om effectief te kunnen reageren in geval van een datalek.

7 Opleiding en bewustwording van personeel

AVG-compliance gaat niet alleen over technische en juridische processen; het heeft ook een belangrijke menselijke dimensie. Het is daarom cruciaal om alle medewerkers te trainen en bewust te maken van deze kwesties.

8 Verificatie van de naleving door onderaannemers

Indien het bedrijf onderaannemers inschakelt voor de gegevensverwerking, moet het ervoor zorgen dat zij voldoen aan de AVG. Het is daarom essentieel om specifieke clausules op te nemen in contracten met deze onderaannemers.

9 Instellen van een evaluatie- en actualiseringsproces

Naleving van de AVG is geen eenmalige actie, maar een doorlopend proces. Bestaande processen en beleidslijnen moeten regelmatig worden geëvalueerd om ervoor te zorgen dat ze blijven voldoen aan de AVG-vereisten, met name in geval van wijzigingen in de bedrijfsvoering.

10 Transparante communicatie met betrokkenen

Tot slot benadrukt de AVG de rechten van individuen met betrekking tot persoonsgegevens. Dit omvat het recht op informatie, het recht op toegang, het recht om vergeten te worden, het recht op gegevensportabiliteit en meer. Daarom is het essentieel om mechanismen in te stellen om effectief en transparant op deze verzoeken te reageren.