GDPR: perché è fondamentale adeguare la tua azienda al Regolamento generale sulla protezione dei dati?

Dal 25 maggio 2018, è diventato essenziale per la tua azienda conformarsi al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Questo regolamento mira a disciplinare la protezione dei dati all'interno dell'Unione Europea e si applica a tutte le imprese, private o pubbliche, indipendentemente dalle loro dimensioni, comprese le ditte individuali, purché raccolgano dati personali di cittadini europei.

L'obiettivo principale del GDPR è armonizzare la protezione dei dati personali all'interno dell'Unione Europea, stabilendo un quadro giuridico comune e responsabilizzando al contempo le aziende.
Secondo questo regolamento, per dati personali si intende "qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile". Tra queste informazioni possono rientrare il nome del cliente, l'indirizzo postale, i dati bancari, il sesso, l'indirizzo e-mail, l'età, il comportamento di acquisto e altro ancora. 

In altre parole, questa definizione comprende tutte le informazioni personali che la tua azienda può raccogliere dai suoi clienti.
È importante considerare i cosiddetti dati "sensibili", che rivelano informazioni sull'origine etnica, le convinzioni religiose, i problemi di salute, le opinioni politiche, l'appartenenza sindacale, ecc. In linea di principio, è vietato raccogliere e utilizzare questi dati a meno che la persona interessata non acconsenta per iscritto e non vi sia un motivo legittimo per farlo.

Sebbene sia utile per un'azienda raccogliere dati sui propri clienti per identificare il proprio pubblico di riferimento, analizzarne il comportamento e adattare di conseguenza la propria strategia di marketing, è essenziale rispettare rigorosamente gli obblighi imposti dal GDPR.

In Francia, l'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (CNIL) è responsabile di garantire che le aziende rispettino il GDPR. Le sanzioni che può imporre sono altamente dissuasive, arrivando fino a 20 milioni di euro o 41 milioni di euro di fatturato. Può anche obbligare le aziende a conformarsi al GDPR imponendo il pagamento di una sanzione giornaliera fino a 100.000 euro.

È quindi fondamentale prevedere e avvalersi del supporto di un avvocato specializzato in diritto societario per evitare qualsiasi contenzioso con la CNIL, le cui conseguenze finanziarie potrebbero essere catastrofiche per la vostra azienda.

I principali passaggi per adeguarsi al GDPR e ottimizzare il tuo sito web

Conformarsi al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è fondamentale per la tua attività, ed è altrettanto importante ottimizzare il tuo sito per la SEO. Scopri i passaggi chiave per raggiungere questi obiettivi migliorando al contempo la tua visibilità online.

   • Mappatura dei dati: inizia identificando tutti i dati personali che la tua azienda raccoglie ed elabora, documentandoli in un registro di elaborazione. Questa mappatura ti fornirà una panoramica di come i dati vengono gestiti all'interno della tua azienda.
In tale registro vanno specificati la natura dei dati raccolti, le persone interessate, i destinatari dei dati, il periodo di conservazione, le misure di sicurezza adottate, eventuali dati sensibili e la finalità del loro utilizzo.
È fondamentale selezionare i dati raccolti e conservare solo quelli realmente necessari per la propria attività. È inoltre importante assicurarsi che lo scopo della raccolta sia legittimo ed esplicito, in conformità con le norme del GDPR.

   • Informazioni sull'utente: informa i tuoi utenti, inclusi clienti, partner economici e dipendenti, che i loro dati personali saranno raccolti e ottieni il loro consenso. Tale consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile.
Assicuratevi che gli utenti comprendano chiaramente come verranno trattati i loro dati e date loro la possibilità di acconsentire o meno alla raccolta. Devono inoltre poter esercitare i propri diritti, come il diritto di accesso, modifica, cancellazione e portabilità dei propri dati.

   • Organizzazione interna dell'azienda: assicurati di avere una solida organizzazione interna per rispettare il GDPR. Forma i tuoi dipendenti sugli obblighi del GDPR e sulla protezione dei dati per evitare perdite dannose.
Verifica la conformità interna della tua azienda, ad esempio verificando se i contratti dei tuoi dipendenti e subappaltatori includono clausole sulla protezione dei dati. Valuta la necessità di condurre una valutazione d'impatto e assicurati di aver implementato efficaci misure di sicurezza IT.
In alcuni casi, la nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è obbligatoria, in particolare quando vengono trattati dati sensibili. Si raccomanda di nominare un esperto, come un avvocato specializzato in protezione dei dati, che si assuma tale responsabilità.

Come rendere il tuo sito web conforme al GDPR?

Per rendere il tuo sito web conforme al GDPR, devi implementare i documenti obbligatori e rispettare le norme relative all'uso dei cookie.

   • Informativa sulla privacy: l'informativa sulla privacy deve specificare tutte le informazioni obbligatorie richieste dal GDPR, come l'identità del titolare del trattamento dei dati, lo scopo del trattamento, la base giuridica, il tipo di dati raccolti, il periodo di conservazione, i diritti degli interessati e i destinatari dei dati.
Si consiglia di rivolgersi a un avvocato specializzato per redigere il presente documento in modo accurato e conforme al GDPR.
   • Note legali: le note legali sono obbligatorie su tutti i siti web dal 2004. Consentono agli utenti di identificare chiaramente le persone fisiche e giuridiche responsabili del sito. Assicuratevi di includere tutte le informazioni obbligatorie, come il nome dell'azienda, il numero SIREN, i recapiti, il nome della persona responsabile della modifica del sito, l'host, ecc.
Le note legali e l'informativa sulla privacy dovrebbero essere facilmente accessibili sul tuo sito, preferibilmente nel piè di pagina o in fondo alla pagina.

   • Termini e condizioni: aggiorna i tuoi termini e condizioni per includere una clausola sulla privacy. Menziona la raccolta dei dati e il consenso dell'utente. Puoi includere un link alla tua informativa sulla privacy per maggiori dettagli.
Le condizioni generali di vendita sono necessarie anche per disciplinare il rapporto commerciale con i vostri clienti e adempiere agli obblighi informativi precontrattuali.

   • Gestione dei cookie: informa gli utenti della presenza di cookie sul tuo sito e ottieni il loro consenso tramite un banner informativo. Assicurati di rispettare le nuove linee guida della CNIL in vigore da aprile 2021.
Si consiglia di utilizzare una piattaforma di gestione del consenso (CMP) per raccogliere il consenso in conformità con le norme della CNIL. Un avvocato specializzato può assistervi nella stesura della vostra politica di gestione dei cookie e nella convalida della conformità del vostro banner informativo.

Perché ottenere supporto?

Padroneggiare la conformità al GDPR è essenziale per evitare sanzioni pecuniarie da parte della CNIL. È anche un approccio di marketing volto a creare fiducia con i clienti e a migliorare l'immagine del marchio. Dimostra la trasparenza in materia di protezione dei dati.
Per garantire la conformità al GDPR e implementare le migliori pratiche all'interno della tua azienda, ti consigliamo di avvalerti del supporto di una piattaforma automatizzata specializzata in audit, gestione e monitoraggio della conformità.

Il nostro team di specialisti ti guiderà attraverso le fasi chiave del GDPR, assicurandoti di rimanere conforme per tutta la durata della tua attività.