GDPR: Miksi on tärkeää saattaa yrityksesi noudattamaan yleistä tietosuoja-asetusta?

Yrityksesi on 25. toukokuuta 2018 alkaen noudattanut yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Tämän asetuksen tarkoituksena on säännellä tietosuojaa Euroopan unionissa, ja sitä sovelletaan kaikkiin yrityksiin, niin yksityisiin kuin julkisiinkin, koosta riippumatta, mukaan lukien yksityiset elinkeinonharjoittajat, kunhan ne keräävät henkilötietoja Euroopan kansalaisilta.

GDPR:n päätavoitteena on yhdenmukaistaa henkilötietojen suoja Euroopan unionissa luomalla yhteinen oikeudellinen kehys ja samalla tekemällä yrityksistä vastuullisia.
Tämän asetuksen mukaan henkilötiedoilla tarkoitetaan "kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja". Näitä voivat olla esimerkiksi asiakkaasi nimi, postiosoite, pankkitiedot, sukupuoli, sähköpostiosoite, ikä, ostokäyttäytyminen ja paljon muuta. 

Toisin sanoen tämä määritelmä kattaa kaikki henkilötiedot, joita yrityksesi voi kerätä asiakkailtaan.
On tärkeää ottaa huomioon niin sanotut "arkaluonteiset" tiedot, jotka paljastavat tietoja etnisestä alkuperästä, uskonnollisista vakaumuksista, terveysongelmista, poliittisista mielipiteistä, ammattiliittojäsenyydestä jne. Näiden tietojen kerääminen ja käyttö on periaatteessa kiellettyä, ellei asianomainen henkilö anna siihen kirjallista suostumustaan ja sinulla ole siihen perusteltua syytä.

Vaikka yritykselle on hyödyllistä kerätä tietoja asiakkaistaan kohdeyleisönsä tunnistamiseksi, heidän käyttäytymisensä analysoimiseksi ja markkinointistrategiansa mukauttamiseksi vastaavasti, on tärkeää noudattaa tarkasti GDPR:n asettamia velvoitteita.

Ranskassa Ranskan tietosuojaviranomainen (CNIL) on vastuussa siitä, että yritykset noudattavat GDPR:ää. Sen määräämät seuraamukset ovat erittäin varoittavia ja voivat olla jopa 20 miljoonaa euroa tai 41 miljoonaa euroa liikevaihdosta. Se voi myös pakottaa sinut noudattamaan GDPR:ää määräämällä päivittäisen sakkomaksun, joka on enintään 100 000 euroa päivässä.

Siksi on ratkaisevan tärkeää ennakoida ja hyötyä yritysoikeuteen erikoistuneen asianajajan tuesta, jotta vältetään riidat CNIL:n kanssa, joiden taloudelliset seuraukset voisivat olla katastrofaaliset yrityksellesi.

Tärkeimmät vaiheet GDPR:n noudattamiseksi ja verkkosivustosi optimoimiseksi

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) noudattaminen on ratkaisevan tärkeää yrityksellesi, ja on myös tärkeää optimoida sivustosi hakukoneoptimointia varten. Tutustu tärkeimpiin vaiheisiin näiden tavoitteiden saavuttamiseksi ja samalla parantaaksesi näkyvyyttäsi verkossa.

   • Tietojen kartoitus: Aloita tunnistamalla kaikki yrityksesi keräämät ja käsittelemät henkilötiedot ja dokumentoimalla ne käsittelyrekisteriin. Tämä kartoitus antaa sinulle yleiskuvan siitä, miten tietoja hallitaan yrityksessäsi.
Tässä rekisterissä eritellään kerättyjen tietojen luonne, asianomaiset henkilöt, tietojen vastaanottajat, säilytysaika, toteutetut turvatoimenpiteet, mahdolliset arkaluonteiset tiedot ja niiden käyttötarkoitus.
On tärkeää lajitella kerätyt tiedot ja säilyttää vain ne, jotka ovat todella tarpeen yrityksellesi. Varmista myös, että tietojen keräämisen tarkoitus on laillinen ja selkeä, GDPR-sääntöjen mukaisesti.

   • Käyttäjätiedot: Ilmoita käyttäjillesi, mukaan lukien asiakkaillesi, taloudellisille kumppaneillesi ja työntekijöillesi, että heidän henkilötietojaan kerätään, ja hanki heidän suostumuksensa. Suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen.
Varmista, että käyttäjät ymmärtävät selvästi, miten heidän tietojaan käsitellään, ja anna heille mahdollisuus suostua tietojen keräämiseen tai kieltäytyä siitä. Heidän on myös voitava käyttää oikeuksiaan, kuten oikeutta tarkastella, muokata, poistaa ja siirtää tietojaan.

   • Yrityksen sisäinen organisaatio: Varmista, että sinulla on vankka sisäinen organisaatio GDPR:n noudattamiseksi. Kouluta työntekijäsi GDPR-velvoitteista ja tietosuojasta haitallisten vuotojen välttämiseksi.
Tarkista yrityksesi sisäinen vaatimustenmukaisuus esimerkiksi tarkistamalla, sisältävätkö työntekijöiden ja alihankkijoiden sopimukset tietosuojalausekkeita. Arvioi vaikutustenarvioinnin tarvetta ja varmista, että sinulla on käytössä tehokkaat IT-tietoturvatoimenpiteet.
Joissakin tapauksissa tietosuojavastaavan (DPO) nimittäminen on pakollista, erityisesti silloin, kun käsitellään arkaluonteisia tietoja. On suositeltavaa, että nimität asiantuntijan, kuten tietosuojalakimiehen, ottamaan tämän vastuun.

Kuinka tehdä verkkosivustostasi GDPR-yhteensopiva?

Jotta verkkosivustosi olisi GDPR-yhteensopiva, sinun on otettava käyttöön pakolliset asiakirjat ja noudatettava evästeiden käyttöä koskevia sääntöjä.

   • Tietosuojakäytäntö: Tietosuojakäytäntösi on sisällettävä kaikki GDPR:n edellyttämät pakolliset tiedot, kuten rekisterinpitäjän henkilöllisyys, käsittelyn tarkoitus, oikeusperusta, kerättyjen tietojen tyyppi, säilytysaika, rekisteröityjen oikeudet ja tietojen vastaanottajat.
On suositeltavaa, että haet apua erikoistuneelta lakimieheltä tämän asiakirjan laatimiseksi tarkasti ja GDPR:n mukaisesti.
   • Lakitiedotteet: Lakitiedotteet ovat olleet pakollisia kaikilla verkkosivustoilla vuodesta 2004 lähtien. Niiden avulla käyttäjät voivat selkeästi tunnistaa sivustosta vastaavat henkilöt ja oikeushenkilöt. Varmista, että sisällytät kaikki pakolliset tiedot, kuten yrityksen nimen, SIREN-numeron, yhteystiedot, sivuston toimittamisesta vastaavan henkilön nimen, sivuston ylläpitäjän jne.
Lakitiedotteiden ja tietosuojakäytännön tulisi olla helposti saatavilla sivustollasi, mieluiten sivun alatunnisteessa tai alareunassa.

   • Käyttöehdot: Päivitä käyttöehtoihisi tietosuojalauseke. Mainitse tiedonkeruu ja käyttäjän suostumus. Voit lisätä linkin tietosuojakäytäntöösi saadaksesi lisätietoja.
Yleiset myyntiehdot ovat myös välttämättömiä asiakkaidesi kanssa käytyjen kaupallisten suhteiden sääntelemiseksi ja sopimusta edeltävien tiedonantovelvoitteiden täyttämiseksi.

   • Evästeiden hallinta: Ilmoita käyttäjille evästeiden läsnäolosta sivustollasi ja pyydä heidän suostumuksensa tiedotusbannerin kautta. Varmista, että noudatat uusia CNIL-ohjeita huhtikuusta 2021 lähtien.
Suostumusten keräämiseen CNIL:n sääntöjen mukaisesti on suositeltavaa käyttää suostumuksenhallinta-alustaa (CMP). Erikoistunut lakimies voi auttaa sinua laatimaan evästekäytäntösi ja validoimaan tiedotebannerisi vaatimustenmukaisuuden.

Miksi tukea haetaan?

GDPR-vaatimustenmukaisuuden hallitseminen on olennaista CNIL:n taloudellisten seuraamusten välttämiseksi. Se on myös markkinointitapa, jonka tarkoituksena on rakentaa luottamusta asiakkaidesi kanssa ja parantaa brändisi imagoa. Se osoittaa läpinäkyvyyttäsi tietosuojan suhteen.
Jotta varmistat GDPR:n noudattamisen ja otat käyttöön parhaat käytännöt yrityksessäsi, on suositeltavaa, että käytät automatisoitua alustaa, joka on erikoistunut vaatimustenmukaisuuden auditointiin, hallintaan ja seurantaan.

Asiantuntijatiimimme opastaa sinua GDPR:n tärkeimmissä vaiheissa varmistaen, että pysyt vaatimustenmukaisena koko yrityksesi elinkaaren ajan.