RGPD: ¿Por qué es esencial adaptar tu empresa al Reglamento General de Protección de Datos?

Desde el 25 de mayo de 2018, es fundamental que su empresa cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Este reglamento tiene como objetivo regular la protección de datos en la Unión Europea y se aplica a todas las empresas, ya sean privadas o públicas, independientemente de su tamaño, incluidas las empresas unipersonales, siempre que recopilen datos personales de ciudadanos europeos.

El objetivo principal del RGPD es armonizar la protección de datos personales dentro de la Unión Europea estableciendo un marco jurídico común y obligando a las empresas a rendir cuentas.
Según este reglamento, los datos personales se refieren a «cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable». Esto puede incluir el nombre, la dirección postal, los datos bancarios, el sexo, la dirección de correo electrónico, la edad, el comportamiento de compra, etc. 

En otras palabras, esta definición abarca toda la información personal que su empresa pueda recopilar de sus clientes.
Es importante tener en cuenta los datos denominados "sensibles", que revelan información sobre origen étnico, creencias religiosas, problemas de salud, opiniones políticas, afiliación sindical, etc. En principio, está prohibido recopilar y utilizar estos datos a menos que el interesado dé su consentimiento por escrito y exista un motivo legítimo para ello.

Si bien es beneficioso para una empresa recopilar datos sobre sus clientes para identificar su público objetivo, analizar su comportamiento y adaptar su estrategia de marketing en consecuencia, es esencial cumplir estrictamente con las obligaciones impuestas por el RGPD.

En Francia, la Comisión Nacional de Informática y Libertades (CNIL) es responsable de garantizar que las empresas cumplan con el RGPD. Las sanciones que puede imponer son altamente disuasorias, llegando hasta los 20 millones de euros o 41 millones de euros de facturación. También puede obligarle a cumplir con el RGPD mediante la imposición de una multa coercitiva diaria de hasta 100.000 euros.

Por lo tanto, es fundamental anticipar y beneficiarse del apoyo de un abogado especializado en derecho societario para evitar cualquier litigio con la CNIL cuyas consecuencias financieras podrían ser catastróficas para su empresa.

Los principales pasos para cumplir con el RGPD y optimizar tu web

Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es crucial para tu negocio, y también es importante optimizar tu sitio web para SEO. Descubre los pasos clave para lograr estos objetivos y, al mismo tiempo, mejorar tu visibilidad online.

   Mapeo de datos: Comience por identificar todos los datos personales que su empresa recopila y procesa, documentándolos en un registro de procesamiento. Este mapeo le brindará una visión general de cómo se gestionan los datos en su empresa.
En este registro se especificará la naturaleza de los datos recogidos, las personas interesadas, los destinatarios de los datos, el período de conservación, las medidas de seguridad implementadas, los datos sensibles y la finalidad de su utilización.
Es fundamental analizar los datos recopilados y conservar solo los realmente necesarios para su negocio. Asegúrese también de que el propósito de la recopilación sea legítimo y explícito, de conformidad con el RGPD.

   • Información del usuario: Informe a sus usuarios, incluyendo a sus clientes, socios comerciales y empleados, que se recopilarán sus datos personales y obtenga su consentimiento. Este consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco.
Asegúrese de que los usuarios comprendan claramente cómo se procesarán sus datos y bríndeles la oportunidad de aceptar o rechazar la recopilación. También deben poder ejercer sus derechos, como el de acceso, modificación, eliminación y portabilidad de sus datos.

   • Organización interna de la empresa: Asegúrese de contar con una organización interna sólida para cumplir con el RGPD. Capacite a sus empleados sobre las obligaciones del RGPD y la protección de datos para evitar filtraciones perjudiciales.
Compruebe el cumplimiento interno de su empresa, por ejemplo, verificando si los contratos de sus empleados y subcontratistas incluyen cláusulas de protección de datos. Evalúe la necesidad de realizar una evaluación de impacto y asegúrese de contar con medidas de seguridad informática eficaces.
En algunos casos, es obligatorio nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPD), especialmente cuando se tratan datos sensibles. Se recomienda designar a un especialista, como un abogado especializado en protección de datos, para que asuma esta responsabilidad.

¿Cómo hacer que su sitio web cumpla con el RGPD?

Para que su sitio web cumpla con el RGPD, debe implementar los documentos obligatorios y cumplir con las reglas relativas al uso de cookies.

   • Política de privacidad: Su política de privacidad debe detallar toda la información obligatoria requerida por el RGPD, como la identidad del responsable del tratamiento de datos, la finalidad del tratamiento, la base legal, el tipo de datos recogidos, el periodo de conservación, los derechos de los interesados y los destinatarios de los datos.
Se recomienda que busque ayuda de un abogado especialista para redactar este documento con precisión y de conformidad con el RGPD.
   • Avisos legales: Los avisos legales son obligatorios en todos los sitios web desde 2004. Permiten a los usuarios identificar claramente a las personas físicas y jurídicas responsables del sitio. Asegúrese de incluir toda la información obligatoria, como el nombre de la empresa, el número SIREN, los datos de contacto, el nombre del editor, el proveedor de alojamiento, etc.
Los avisos legales y la política de privacidad deben ser fácilmente accesibles en su sitio, preferiblemente en el pie de página o al final de la página.

   Términos y Condiciones: Actualice sus términos y condiciones para incluir una cláusula de privacidad. Mencione la recopilación de datos y el consentimiento del usuario. Puede incluir un enlace a su política de privacidad para obtener más detalles.
Las condiciones generales de venta también son necesarias para regir la relación comercial con sus clientes y cumplir con las obligaciones de información precontractual.

   • Gestión de cookies: Informa a los usuarios de la presencia de cookies en tu sitio web y obtén su consentimiento mediante un banner informativo. Asegúrate de cumplir con las nuevas directrices de la CNIL desde abril de 2021.
Se recomienda utilizar una Plataforma de Gestión del Consentimiento (CMP) para obtener el consentimiento de acuerdo con las normas de la CNIL. Un abogado especializado puede ayudarle a redactar su política de gestión de cookies y a validar la conformidad de su banner informativo.

¿Por qué obtener apoyo?

Cumplir con el RGPD es fundamental para evitar sanciones económicas de la CNIL. Además, es una estrategia de marketing que busca generar confianza con sus clientes y mejorar su imagen de marca. Demuestra su transparencia en materia de protección de datos.
Para garantizar su cumplimiento con el RGPD e implementar las mejores prácticas dentro de su empresa, es recomendable que se apoye en una plataforma automatizada especializada en auditoría, gestión y monitoreo de cumplimiento.

Nuestro equipo de especialistas lo guiará a través de las etapas clave del RGPD, garantizando que siga cumpliendo con la normativa durante toda la vida de su negocio.