GDPR: Γιατί είναι απαραίτητο να συμμορφώσετε την επιχείρησή σας με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων;

Από τις 25 Μαΐου 2018, έχει καταστεί απαραίτητο για την επιχείρησή σας να συμμορφώνεται με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Αυτός ο κανονισμός στοχεύει στη ρύθμιση της προστασίας δεδομένων εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις, ιδιωτικές ή δημόσιες, ανεξαρτήτως μεγέθους, συμπεριλαμβανομένων των ατομικών επιχειρήσεων, εφόσον συλλέγουν προσωπικά δεδομένα από Ευρωπαίους πολίτες.

Ο κύριος στόχος του ΓΚΠΔ είναι η εναρμόνιση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, θεσπίζοντας ένα κοινό νομικό πλαίσιο, καθιστώντας παράλληλα τις εταιρείες υπόλογες.
Σύμφωνα με αυτόν τον κανονισμό, τα προσωπικά δεδομένα αναφέρονται σε «οποιεσδήποτε πληροφορίες που σχετίζονται με ένα ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο». Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα, την ταχυδρομική διεύθυνση, τα στοιχεία τράπεζας, το φύλο, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την ηλικία, την αγοραστική συμπεριφορά και άλλα του πελάτη σας. 

Με άλλα λόγια, αυτός ο ορισμός περιλαμβάνει όλα τα προσωπικά στοιχεία που η επιχείρησή σας ενδέχεται να συλλέξει από τους πελάτες της.
Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τα λεγόμενα «ευαίσθητα» δεδομένα, τα οποία αποκαλύπτουν πληροφορίες σχετικά με την εθνική καταγωγή, τις θρησκευτικές πεποιθήσεις, τα προβλήματα υγείας, τις πολιτικές απόψεις, τη συμμετοχή σε συνδικάτα κ.λπ. Καταρχήν, απαγορεύεται η συλλογή και η χρήση αυτών των δεδομένων, εκτός εάν το εν λόγω άτομο δώσει γραπτή συγκατάθεση και έχετε νόμιμο λόγο να το πράξετε.

Ενώ είναι ωφέλιμο για μια επιχείρηση να συλλέγει δεδομένα για τους πελάτες της, προκειμένου να εντοπίζει το κοινό-στόχο της, να αναλύει τη συμπεριφορά του και να προσαρμόζει ανάλογα τη στρατηγική μάρκετινγκ της, είναι απαραίτητο να συμμορφώνεται αυστηρά με τις υποχρεώσεις που επιβάλλει ο ΓΚΠΔ.

Στη Γαλλία, η Γαλλική Αρχή Προστασίας Δεδομένων (CNIL) είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των εταιρειών με τον ΓΚΠΔ. Οι κυρώσεις που μπορεί να επιβάλει είναι ιδιαίτερα αποτρεπτικές, φτάνοντας έως και τα 20 εκατομμύρια ευρώ ή 41 εκατομμύρια ευρώ κύκλου εργασιών. Μπορεί επίσης να σας αναγκάσει να συμμορφωθείτε με τον ΓΚΠΔ επιβάλλοντας ημερήσια χρηματική ποινή έως και 100.000 ευρώ ανά ημέρα.

Επομένως, είναι ζωτικής σημασίας να προβλέψετε και να επωφεληθείτε από την υποστήριξη ενός δικηγόρου που ειδικεύεται στο εταιρικό δίκαιο, προκειμένου να αποφύγετε οποιαδήποτε διαμάχη με την CNIL, οι οικονομικές συνέπειες της οποίας θα μπορούσαν να είναι καταστροφικές για την εταιρεία σας.

Τα κύρια βήματα για τη συμμόρφωση με τον GDPR και τη βελτιστοποίηση του ιστότοπού σας

Η συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) είναι ζωτικής σημασίας για την επιχείρησή σας και είναι επίσης σημαντικό να βελτιστοποιήσετε τον ιστότοπό σας για SEO. Ανακαλύψτε τα βασικά βήματα για να επιτύχετε αυτούς τους στόχους, βελτιώνοντας παράλληλα την διαδικτυακή σας προβολή.

   • Χαρτογράφηση δεδομένων: Ξεκινήστε εντοπίζοντας όλα τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει και επεξεργάζεται η εταιρεία σας, καταγράφοντάς τα σε ένα μητρώο επεξεργασίας. Αυτή η χαρτογράφηση θα σας δώσει μια επισκόπηση του τρόπου διαχείρισης των δεδομένων εντός της εταιρείας σας.
Σε αυτό το μητρώο, προσδιορίστε τη φύση των δεδομένων που συλλέγονται, τα εμπλεκόμενα πρόσωπα, τους αποδέκτες των δεδομένων, την περίοδο διατήρησης, τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται, τυχόν ευαίσθητα δεδομένα και τον σκοπό της χρήσης τους.
Είναι απαραίτητο να ταξινομείτε τα δεδομένα που συλλέγονται και να διατηρείτε μόνο αυτά που είναι πραγματικά απαραίτητα για την επιχείρησή σας. Βεβαιωθείτε επίσης ότι ο σκοπός της συλλογής είναι νόμιμος και σαφής, σύμφωνα με τους κανόνες του GDPR.

   • Πληροφορίες χρήστη: Ενημερώστε τους χρήστες σας, συμπεριλαμβανομένων των πελατών, των οικονομικών συνεργατών και των υπαλλήλων σας, ότι τα προσωπικά τους δεδομένα θα συλλεχθούν και λάβετε τη συγκατάθεσή τους. Αυτή η συγκατάθεση πρέπει να είναι ελεύθερη, συγκεκριμένη, ενημερωμένη και κατηγορηματική.
Βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες κατανοούν με σαφήνεια τον τρόπο με τον οποίο θα υποβληθούν σε επεξεργασία τα δεδομένα τους και δώστε τους την ευκαιρία να επιλέξουν να συμμετάσχουν ή να εξαιρεθούν από τη συλλογή. Πρέπει επίσης να είναι σε θέση να ασκήσουν τα δικαιώματά τους, όπως το δικαίωμα πρόσβασης, τροποποίησης, διαγραφής και μεταφοράς των δεδομένων τους.

   • Εσωτερική οργάνωση της εταιρείας: Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ισχυρή εσωτερική οργάνωση για τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ. Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας σχετικά με τις υποχρεώσεις του ΓΚΠΔ και την προστασία δεδομένων για την αποφυγή επιβλαβών διαρροών.
Ελέγξτε την εσωτερική συμμόρφωση της εταιρείας σας, ελέγχοντας, για παράδειγμα, εάν οι συμβάσεις των εργαζομένων και των υπεργολάβων σας περιλαμβάνουν ρήτρες προστασίας δεδομένων. Αξιολογήστε την ανάγκη διενέργειας εκτίμησης επιπτώσεων και βεβαιωθείτε ότι έχετε θεσπίσει αποτελεσματικά μέτρα ασφάλειας πληροφορικής.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διορισμός Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) είναι υποχρεωτικός, ιδίως όταν γίνεται επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων. Συνιστάται να διορίσετε έναν ειδικό, όπως έναν δικηγόρο προστασίας δεδομένων, για να αναλάβει αυτήν την ευθύνη.

Πώς να κάνετε τον ιστότοπό σας συμβατό με τον GDPR;

Για να συμμορφωθεί ο ιστότοπός σας με τον ΓΚΠΔ, πρέπει να εφαρμόσετε τα υποχρεωτικά έγγραφα και να συμμορφώνεστε με τους κανόνες σχετικά με τη χρήση των cookies.

   • Πολιτική Απορρήτου: Η πολιτική απορρήτου σας πρέπει να περιγράφει λεπτομερώς όλες τις υποχρεωτικές πληροφορίες που απαιτούνται από τον ΓΚΠΔ, όπως την ταυτότητα του υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων, τον σκοπό της επεξεργασίας, τη νομική βάση, τον τύπο των δεδομένων που συλλέγονται, την περίοδο διατήρησης, τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων και τους παραλήπτες των δεδομένων.
Συνιστάται να ζητήσετε βοήθεια από έναν εξειδικευμένο δικηγόρο για να συντάξετε αυτό το έγγραφο με ακρίβεια και σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ.
   • Νομικές ειδοποιήσεις: Οι νομικές ειδοποιήσεις είναι υποχρεωτικές σε όλους τους ιστότοπους από το 2004. Επιτρέπουν στους χρήστες να προσδιορίζουν με σαφήνεια τα φυσικά και νομικά πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για τον ιστότοπο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις υποχρεωτικές πληροφορίες, όπως το όνομα της εταιρείας, τον αριθμό SIREN, τα στοιχεία επικοινωνίας, το όνομα του υπεύθυνου επεξεργασίας του ιστότοπου, τον πάροχο φιλοξενίας κ.λπ.
Οι νομικές ειδοποιήσεις και η πολιτική απορρήτου θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες στον ιστότοπό σας, κατά προτίμηση στο υποσέλιδο ή στο κάτω μέρος της σελίδας.

   • Όροι και Προϋποθέσεις: Ενημερώστε τους όρους και τις προϋποθέσεις σας ώστε να συμπεριλάβετε μια ρήτρα περί απορρήτου. Αναφέρετε τη συλλογή δεδομένων και τη συγκατάθεση του χρήστη. Μπορείτε να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου σας για περισσότερες λεπτομέρειες.
Οι γενικοί όροι πώλησης είναι επίσης απαραίτητοι για τη ρύθμιση της εμπορικής σχέσης με τους πελάτες σας και την εκπλήρωση των υποχρεώσεων προσυμβατικής ενημέρωσης.

   • Διαχείριση cookie: Ενημερώστε τους χρήστες για την παρουσία cookies στον ιστότοπό σας και λάβετε τη συγκατάθεσή τους μέσω ενός ενημερωτικού banner. Βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με τις νέες οδηγίες της CNIL από τον Απρίλιο του 2021.
Συνιστάται η χρήση μιας Πλατφόρμας Διαχείρισης Συγκατάθεσης (CMP) για τη συλλογή συγκατάθεσης σύμφωνα με τους κανόνες της CNIL. Ένας εξειδικευμένος δικηγόρος μπορεί να σας βοηθήσει να συντάξετε την πολιτική διαχείρισης των cookies και να επικυρώσετε τη συμμόρφωση του ενημερωτικού σας banner.

Γιατί να λάβετε υποστήριξη;

Η εξοικείωση με τη συμμόρφωση με τον GDPR είναι απαραίτητη για την αποφυγή οικονομικών κυρώσεων από την CNIL. Είναι επίσης μια προσέγγιση μάρκετινγκ που στοχεύει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες σας και στην ενίσχυση της εικόνας της επωνυμίας σας. Καταδεικνύει τη διαφάνειά σας όσον αφορά την προστασία δεδομένων.
Για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωσή σας με τον ΓΚΠΔ και να εφαρμόσετε βέλτιστες πρακτικές εντός της εταιρείας σας, συνιστάται να υποστηρίζεστε από μια αυτοματοποιημένη πλατφόρμα που ειδικεύεται στον έλεγχο, τη διαχείριση και την παρακολούθηση της συμμόρφωσης.

Η ομάδα των ειδικών μας θα σας καθοδηγήσει στα βασικά στάδια του GDPR, διασφαλίζοντας ότι θα παραμένετε συμμορφωμένοι με τον GDPR καθ' όλη τη διάρκεια ζωής της επιχείρησής σας.