Glavni koraki za skladnost z GDPR

1 Imenovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov (DPO)

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO) je osrednja oseba pri skladnosti z GDPR. Je porok za skladnost z GDPR znotraj podjetja in bo glavna kontaktna oseba za nadzorne organe. Imenovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov je obvezno za javne organe, organizacije, ki izvajajo redno obsežno spremljanje ali obdelujejo občutljive podatke v velikem obsegu.

2 Preslikava obdelave podatkov

Prva naloga Pooblaščena oseba za varstvo podatkov je identifikacija vseh postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja podjetje. To je ključni korak, ki zagotavlja jasen pregled dejavnosti podjetja in morebitnih povezanih tveganj.

3 Ocena tveganja in izvajanje zaščitnih ukrepov

Ko je načrt obdelave vzpostavljen, je treba oceniti tveganja za vsako dejanje obdelave. Če dejanje obdelave predstavlja veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, je treba izvesti oceno učinka na varstvo podatkov. Nato je treba uvesti ustrezne ukrepe za varstvo podatkov.

4 Razvoj politike varstva podatkov

Ta politika mora podrobno opredeljevati zaveze podjetja glede varstva podatkov. Mora biti lahko dostopna in razumljiva vsem zaposlenim in deležnikom v podjetju.

5 Upravljanje soglasij

TA GDPR zahteva, da je privolitev za obdelavo podatkov svobodna, informirana, specifična in nedvoumna. Zato je treba vzpostaviti sistem upravljanja privolitev, ki je skladen s temi zahtevami.

6 Priprava postopkov v primeru kršitve varnosti podatkov

V primeru kršitve varnosti podatkov GDPR zahteva, da se nadzorni organ obvesti v 72 urah. Zato mora imeti podjetje vzpostavljen podroben postopek za učinkovit odziv v primeru kršitve.

7 Usposabljanje in ozaveščanje osebja

Skladnost z GDPR ni le tehnične in pravne postopke, temveč vključuje tudi pomembno človeško razsežnost. Zato je ključnega pomena usposabljanje in ozaveščanje vseh zaposlenih o teh vprašanjih.

8 Preverjanje skladnosti podizvajalcev

Če podjetje za obdelavo podatkov uporablja podizvajalce, mora zagotoviti njihovo skladnost z GDPR. Zato je bistveno, da se v pogodbe s temi podizvajalci vključijo posebne klavzule.

9 Vzpostavitev postopka pregleda in posodabljanja

Skladnost z GDPR ni enkraten ukrep, temveč stalen proces. Redno je treba pregledovati obstoječe procese in politike, da se zagotovi njihova skladnost z zahtevami GDPR, zlasti v primeru sprememb v poslovanju podjetja.

10 Transparentna komunikacija s posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki

Nenazadnje GDPR poudarja pravice posameznikov glede osebnih podatkov. To vključuje pravico do obveščenosti, pravico do dostopa, pravico do pozabe, pravico do prenosljivosti podatkov in drugo. Zato je bistveno vzpostaviti mehanizme za učinkovito in pregledno odzivanje na te zahteve.