I principali passaggi per la conformità al GDPR

1 Nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD)

Il DPO è una figura centrale per la conformità al GDPR. È il garante della conformità al GDPR all'interno dell'azienda e il principale interlocutore per le autorità di controllo. La nomina di un DPO è obbligatoria per gli enti pubblici, le organizzazioni che effettuano regolarmente monitoraggi su larga scala o che trattano dati sensibili su larga scala.

2 Mappatura dell'elaborazione dei dati

Il primo compito del Responsabile della protezione dei dati consiste nell'identificare tutte le operazioni di trattamento dei dati personali effettuate dall'azienda. Si tratta di un passaggio fondamentale che fornisce una chiara panoramica delle attività dell'azienda e dei potenziali rischi associati.

3 Valutazione del rischio e attuazione delle misure di protezione

Una volta definita la mappatura dei trattamenti, è necessario valutare i rischi per ciascuna operazione di trattamento. Se l'operazione di trattamento presenta un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, è necessario effettuare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA). È quindi necessario adottare misure di protezione dei dati adeguate.

4 Sviluppo di una politica di protezione dei dati

Questa politica deve descrivere dettagliatamente gli impegni dell'azienda in materia di protezione dei dati. Deve essere facilmente accessibile e comprensibile a tutti i dipendenti e alle parti interessate all'interno dell'azienda.

5 Gestione del consenso

IL GDPR richiede che il consenso al trattamento dei dati sia libero, informato, specifico e inequivocabile. È pertanto necessario implementare un sistema di gestione del consenso che rispetti tali requisiti.

6 Preparazione delle procedure in caso di violazione dei dati

In caso di violazione dei dati, il GDPR richiede che l'autorità di controllo ne sia informata entro 72 ore. Pertanto, l'azienda deve disporre di una procedura dettagliata per rispondere efficacemente in caso di violazione.

7 Formazione e sensibilizzazione del personale

La conformità al GDPR non riguarda solo i processi tecnici e legali; coinvolge anche una significativa dimensione umana. È quindi fondamentale formare e sensibilizzare tutto il personale su queste tematiche.

8 Verifica della conformità del subappaltatore

Se l'azienda si avvale di subappaltatori per il trattamento dei dati, deve garantire la loro conformità al GDPR. È pertanto essenziale includere clausole specifiche nei contratti con tali subappaltatori.

9 Istituzione di un processo di revisione e aggiornamento

Conformità con la GDPR Non si tratta di un'azione una tantum, ma di un processo continuo. È opportuno effettuare una revisione periodica dei processi e delle policy esistenti per garantire che rimangano conformi ai requisiti del GDPR, soprattutto in caso di cambiamenti nelle attività aziendali.

10 Comunicazione trasparente con gli interessati

Infine, il GDPR sottolinea i diritti degli individui in materia di dati personali. Tra questi rientrano il diritto all'informazione, il diritto di accesso, il diritto all'oblio, il diritto alla portabilità dei dati e altro ancora. Pertanto, è essenziale predisporre meccanismi per rispondere a queste richieste in modo efficace e trasparente.