Λογισμικό συμμόρφωσης με τον GDPR: Πώς να επιλέξετε και γιατί το Viqtor® δεν είναι απλώς ένα ακόμη λογισμικό

Q: Είναι υποχρεωτικό το λογισμικό συμμόρφωσης με τον GDPR;

Όχι, κανένα κείμενο δεν επιβάλλει κανένα λογισμικό. Τι ΓΚΠΔ Η απαίτηση είναι η τήρηση μητρώου, η ασφάλεια των δεδομένων και η δυνατότητα απόδειξης συμμόρφωσης. Μια λογική Πλαίσιο συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ Δεν είναι υποχρέωση, είναι ο πιο αξιόπιστος τρόπος για να εκπληρώσετε αυτές τις υποχρεώσεις χωρίς να ξοδέψετε υπερβολικό χρόνο σε αυτές.

Q: Το λογισμικό GDPR αντικαθιστά έναν DPO;

Κανένας Λογισμικό GDPR Εξοπλίζει τον ΥΠΔ και ενισχύει τις ενέργειές του· δεν αντικαθιστά τη νομική του ανάλυση. Για οργανισμούς χωρίς εσωτερικό ΥΠΔ, το εργαλείο καθιστά τη διαδικασία προσβάσιμη, αλλά η οπτική ενός επαγγελματία παραμένει ανεκτίμητη σε ευαίσθητα ζητήματα. Γι' αυτό συνδυάζουμε την πλατφόρμα με ένα δίκτυο πιστοποιημένων εμπειρογνωμόνων, ικανών να παρέμβουν όταν το απαιτεί μια κατάσταση.

Πληκτρολογήστε " Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ «Μπείτε σε μια μηχανή αναζήτησης και θα βρείτε δώδεκα ονόματα που υπόσχονται το ίδιο πράγμα. Η αγορά είναι γεμάτη και οι περισσότερες προσφορές μοιάζουν μεταξύ τους. Θα είμαι λοιπόν ευθύς σχετικά με το τι τις κάνει πραγματικά να ξεχωρίζουν και γιατί δημιουργήσαμε το Viqtor® διαφορετικά. Ένα καλό Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ Η αξία του δεν κρίνεται από τη λίστα των χαρακτηριστικών του, αλλά από την ικανότητά του να προωθεί ολόκληρο τον οργανισμό σας —και να το αποδεικνύει. Αυτή η μετατόπιση της οπτικής γωνίας, από τα χαρακτηριστικά στα αποτελέσματα, θα πρέπει να καθοδηγεί την επιλογή σας.

Βασικά σημεία

ΕΝΑ Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ Χρησιμοποιείται για τη διαχείριση του μητρώου, των δικαιωμάτων των ατόμων, των cookies, της ασφάλειας και των υπεργολάβων, όλα σε ένα μέρος.
Το σωστό κριτήριο δεν είναι «τηρεί μητρώο;» — όλα τηρούν — αλλά «ενορχηστρώνει ολόκληρη την οργάνωση;»
Τέσσερις διαφοροποιητές έχουν σημασία: η κυριαρχία, η επιχειρησιακή χαρτογράφηση, η βαθμολόγηση υπεργολάβων, η εκπαίδευση με την υποστήριξη της τεχνητής νοημοσύνης.
Ένα απλό Εργαλείο συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ Τα κεντρικά cookies δεν επαρκούν για να αποδείξουν τη συμμόρφωση.

Ποιος είναι ο σκοπός του λογισμικού συμμόρφωσης με τον GDPR;

Πριν κάνουμε συγκρίσεις, ας θέσουμε τα θεμέλια. Ένα Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ Συγκεντρώνει και αυτοματοποιεί ό,τι διαφορετικά θα ήταν διάσπαρτο σε υπολογιστικά φύλλα, email και κοινόχρηστους φακέλους. Ο ρόλος του είναι να καθιστά τη συμμόρφωση βιώσιμη σε καθημερινή βάση, όχι μόνο την ημέρα ενός ελέγχου.

Οι βασικές λειτουργίες του λογισμικού GDPR

Τουλάχιστον, ένα Λογισμικό GDPR Πρέπει να διαχειρίζεται το μητρώο επεξεργασίας σας, να οργανώνει τα αιτήματα δικαιωμάτων, να αντιστοιχίζει τα cookies σας και να διατηρεί τα αποδεικτικά σας στοιχεία. Αυτή είναι η κοινή βάση και οι περισσότερες λύσεις την καλύπτουν επαρκώς.

Το πρόβλημα είναι ότι αυτή η βάση δεν επαρκεί πλέον. Η συμμόρφωση δεν έγκειται σε ένα σταθερό μητρώο. έγκειται στους ανθρώπους που χειρίζονται τα δεδομένα καθημερινά.

Όπου ένα απλό εργαλείο συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ δείχνει τους περιορισμούς του

ΕΝΑ Εργαλείο συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ Ένα banner cookie και ένα τυπικό πρότυπο μητρώου παρέχουν μια πρόσοψη. Αλλά την ημέρα που ένας πελάτης απαιτεί εγγυήσεις ή η CNIL (Γαλλική Αρχή Προστασίας Δεδομένων) θέτει ερωτήσεις, αυτή η πρόσοψη καταρρέει.

Οι υποχρεώσεις των ΓΚΠΔ Αυτά τα ζητήματα επηρεάζουν τη διαχείριση, τα νομικά, την πληροφορική, το ανθρώπινο δυναμικό, τις αγορές και τις λειτουργίες. Ένα εργαλείο που δεν γνωρίζει πώς να κάνει αυτές τις λειτουργίες να συνεργάζονται παράγει νεκρή, γρήγορα ξεπερασμένη τεκμηρίωση.

Κριτήρια για την επιλογή του κατάλληλου λογισμικού συμμόρφωσης με τον GDPR

Αντί να συγκρίνετε λίστες χαρακτηριστικών, κάντε στον εαυτό σας τρεις ερωτήσεις. Αυτές οι επιλογές εξαλείφουν γρήγορα προσφορές που φαίνονται πολύ καλές για να είναι αληθινές.

Η κυριαρχία της στέγασης

Αυτό είναι το κριτήριο που παραβλέπεται συχνότερα και ίσως το πιο σημαντικό. Θα εμπιστευτείτε σε αυτό το λογισμικό την απογραφή όλων των προσωπικών σας δεδομένων. Εάν αυτά τα δεδομένα φύγουν από την Ευρώπη, δημιουργείτε τον ίδιο κίνδυνο που ισχυρίζεστε ότι μετριάζετε.

Πολλοί παράγοντες της αγοράς, ιδίως οι Αμερικανοί, δεν μπορούν να εγγυηθούν την ανεξάρτητη φιλοξενία. Το Viqtor® φιλοξενείται στο Outscale, το cloud της Dassault Systèmes, με τα υψηλότερα επίπεδα ασφάλειας και πιστοποίησης.

Η ικανότητα να λειτουργεί ολόκληρος ο οργανισμός

ΕΝΑ Λογισμικό GDPR αποτελεσματικά μεταμορφώνει το ΥΠΔ ή τον διαχειριστή ως υπεύθυνο. Εγγράφουν κάθε συνεργάτη, τους αναθέτουν τι χρειάζεται να παράγουν, παρακολουθούν την πρόοδο και στέλνουν αυτόματα υπενθυμίσεις. Χωρίς αυτόν τον μηχανισμό, όλα εξαρτώνται από ένα μόνο άτομο—και όλα καταλήγουν να καθυστερούν.

Ρωτήστε να δείτε πώς χειρίζεται το εργαλείο αυτήν την εγγραφή. Εδώ είναι συχνά που οι επιδείξεις γίνονται αδέξιες.

Το πραγματικό κόστος και η ευκολία χρήσης

Η αγορά είναι γνωστή για την αδιαφανή τιμολόγηση και τις πολύπλοκες διεπαφές της. Το λογισμικό που κανείς δεν ανοίγει επειδή είναι δυσανάγνωστο δεν σας οδηγεί σε συμμόρφωση. Απλώς σας κάνει να νιώθετε καλά με τον εαυτό σας.

Λάβετε υπόψη το συνολικό κόστος, την καμπύλη εκμάθησης και την ψηφιοποίηση του υλικού. Η απλότητα δεν είναι πολυτέλεια. Είναι προϋπόθεση για την υιοθέτηση.

Προσθέστε σε αυτά τα τρία ερωτήματα ένα κρίσιμο τεστ: ζητήστε μια επίδειξη χρησιμοποιώντας τις δικές σας διαδικασίες, όχι μια περίπτωση που έχει ετοιμάσει ο προμηθευτής. Αντιπαραβάλλοντας το εργαλείο με την πραγματικότητά σας - τα τμήματα, τους υπεργολάβους σας, τις γλώσσες εργασίας σας - μπορείτε να δείτε αν ανταποκρίνεται στις υποσχέσεις του. Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ Κάτι που λάμπει σε μια γενική επίδειξη αλλά αποτυγχάνει στη συγκεκριμένη περίπτωσή σας δεν θα σας φανεί χρήσιμο μόλις αναπτυχθεί.

Μια ερώτηση σχετικά με το λογισμικό που ταιριάζει καλύτερα στον οργανισμό σας;

Τι διαφοροποιεί το Viqtor® από άλλα λογισμικά GDPR;

Πέρα από τα γενικά κριτήρια, τρία συγκεκριμένα στοιχεία μας διαφοροποιούν. Αυτά δεν είναι υποσχέσεις μάρκετινγκ. Είναι ενότητες που χρησιμοποιούν οι πελάτες μας καθημερινά.

Χαρτογράφηση του οικοσυστήματος δεδομένων

Τα περισσότερα εργαλεία χαρτογραφούν τις δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων. Χαρτογραφούμε επίσης τους ανθρώπους: ποιος εντός της εταιρείας χειρίζεται προσωπικά δεδομένα και με ποια εργαλεία. Αυτή η ολοκληρωμένη αλλά ακριβής προσέγγιση μετατρέπει ένα θεωρητικό πλαίσιο σε πρακτική διαχείριση.

Αυτό μας επιτρέπει στη συνέχεια να προσλαμβάνουμε τους κατάλληλους ανθρώπους στο σωστό μέρος, αντί να βασίζουμε όλη τη συμμόρφωση αποκλειστικά στο ΥΠΔ.

Βαθμολογία υπεργολάβων

Η αξιολόγηση των υπεργολάβων αποτελεί ένα τυφλό σημείο για τις περισσότερες ΜΜΕ και το πρώτο πράγμα που ελέγχουν οι μεγάλοι πελάτες. Η Viqtor® αντιστοιχίζει σε κάθε υπεργολάβο έναν δείκτη προόδου και μια αξιολόγηση κινδύνου, με τρία σενάρια υπογραφής τροποποίησης σύμβασης. Η μετάβαση από την ανταλλαγή υπολογιστικών φύλλων μέσω email σε η ενότητα αξιολόγησης υπεργολάβων εξοικονομεί μία έως δύο ώρες εργασίας ανά πάροχο υπηρεσιών.

Με ένα δίκτυο πενήντα υπεργολάβων, η εξοικονόμηση γίνεται σημαντική — και ο κίνδυνος τελικά γίνεται μετρήσιμος.

Αυτό το σημείο αξίζει μεγαλύτερης προσοχής, καθώς είναι το πιο δαπανηρό τυφλό σημείο. Οι περισσότεροι διευθυντές πιστεύουν ότι έχουν υπό έλεγχο την εσωτερική τους συμμόρφωση, αλλά δεν γνωρίζουν τι κάνουν οι πάροχοι υπηρεσιών τους με τα δεδομένα που τους εμπιστεύονται. Ωστόσο, ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων παραμένει υπεύθυνος για ολόκληρη αυτήν την αλυσίδα. Το λογισμικό που βαθμολογεί τους υπεργολάβους όχι μόνο σας εξοικονομεί χρόνο, αλλά κλείνει και μια πόρτα από την οποία εισέρχεται ένας σημαντικός αριθμός περιστατικών.

Μια μεθοδολογία, όχι απλώς ένα εργαλείο

Πίσω από το Viqtor® βρίσκεται το Σχέδιο Ασφάλειας Δεδομένων, μια ιδιόκτητη μεθοδολογία που αποτελεί το τεκμηριωμένο αποθετήριο της συμμόρφωσής σας, συνδεδεμένο με η ενότητα διακυβέρνησης του ΓΚΠΔΌταν η επιχείρησή σας εξελίσσεται, το αποθετήριο ενημερώνεται αυτόματα αντί να καθίσταται παρωχημένο.

Το λογισμικό χωρίς μέθοδο σάς δίνει πεδία προς συμπλήρωση. Μια μέθοδος με εργαλεία σάς δίνει έναν οδικό χάρτη. Η διαφορά είναι ορατή μετά από έξι μήνες.

Λογισμικό, λύση, πλατφόρμα: ξεμπέρδεμα του λεξιλογίου

Η ορολογία μπερδεύεται σε αυτόν τον τομέα, και αυτό θολώνει τα νερά. Ας το διευκρινίσουμε, επειδή η επιλογή δεν είναι απλώς τεχνική.

Χρειαζόμαστε λογισμικό ή υποστήριξη;

ΕΝΑ Λογισμικό GDPR Σας δίνει το εργαλείο. Η καθοδήγηση (coaching) παρέχει τη μέθοδο και την υποστήριξη. Τα δύο αυτά δεν αλληλοαποκλείονται. Η καλύτερη επιλογή συνδυάζει ένα ισχυρό εργαλείο με μια δομημένη προσέγγιση, ειδικά αν δεν έχετε εσωτερικό Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO).

Πολλές εταιρείες αγοράζουν λογισμικό, δεν ξέρουν από πού να ξεκινήσουν και το εγκαταλείπουν. Το εργαλείο από μόνο του δεν είναι αρκετό αν κανείς δεν αναλαμβάνει την ευθύνη της διαδικασίας.

Γι' αυτόν τον λόγο, έχουμε συνεργαστεί με την Viqtor® με ένα δίκτυο εμπειρογνωμόνων και πρεσβευτών: Υπεύθυνους Προστασίας Δεδομένων (DPO), δικηγόρους και συμβούλους εκπαιδευμένους στην πλατφόρμα, ικανούς να υποστηρίξουν οργανισμούς που δεν διαθέτουν εσωτερικούς πόρους. Το λογισμικό παρέχει τους μηχανισμούς, το ανθρώπινο στοιχείο παρέχει την κατεύθυνση. Μαζί, δημιουργούν μια βιώσιμη προσέγγιση.

Το σωστό που πρέπει να κάνετε πριν υπογράψετε

Πριν επιλέξετε ένα Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔΕφαρμόστε το στις δικές σας θεραπείες. Αυτή είναι η μόνη πραγματική δοκιμασία. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να Ανακαλύψτε την κυρίαρχη πλατφόρμα Viqtor® και να ζητήσουν μια συγκεκριμένη επίδειξη, αντί να συγκρίνουν πλάκες.

Το λογισμικό κρίνεται στην πράξη, όχι στα χαρτιά. Να είστε επιφυλακτικοί με συγκρίσεις που αξιολογούν χαρακτηριστικά χωρίς ποτέ να αναφέρουν την κυριαρχία ή την πραγματική υιοθέτηση.

Πόσο κοστίζει το λογισμικό συμμόρφωσης με τον GDPR;

Αυτό είναι το ερώτημα που θέτει κάθε ηγέτης, και είναι επίσης αυτό για το οποίο η αγορά είναι πιο ασαφής. Ας παραθέσουμε τους αριθμούς, και με τους δύο τρόπους: πόσο κοστίζει το εργαλείο και πόσο κοστίζει η απουσία του.

Μοντέλα τιμολόγησης αγοράς

Τα περισσότερα από Λογισμικό GDPR Χρεώνουν ανά συνδρομή, συχνά ανά χρήστη ή ανά ενεργοποιημένη ενότητα. Το πρόβλημα είναι η έλλειψη διαφάνειας: δυσανάγνωστες δομές τιμολόγησης, πληθώρα επιλογών και τελική τιμή που αποκαλύπτεται μόνο μετά από μια μακρά επίδειξη πωλήσεων. Οι Αμερικανοί παίκτες στον κλάδο συχνά προσθέτουν ένα επίπεδο κόστους που σχετίζεται με την premium τοποθέτησή τους.

Η συμβουλή μου ως διευθυντή: απαιτήστε ένα σαφώς καθορισμένο συνολικό κόστος, συμπεριλαμβανομένων όλων των λειτουργικών μονάδων. Ένας προμηθευτής που αρνείται απλώς να τιμολογήσει το εργαλείο του, σας δίνει ήδη μια ένδειξη για το πώς θα είναι η μελλοντική σχέση. Η διαφάνεια των τιμών είναι ένα βασικό κριτήριο επιλογής, όχι μόνο η φιλικότητα προς τον χρήστη.

Το πραγματικό κόστος είναι η μη συμμόρφωση.

Πάντα να επιστρέφεις την τιμή ενός Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ σε ό,τι αποφεύγει από εσάς. Το 2024, το CNIL Επέβαλε πρόστιμα ύψους 55,2 εκατομμυρίων ευρώ σε 87 κυρώσεις. Στις τυπικές διαδικασίες, το μέγιστο πρόστιμο είναι 20 εκατομμύρια ευρώ ή 4,1 τρισεκατομμύρια παγκόσμιου κύκλου εργασιών. Ακόμη και η απλοποιημένη διαδικασία, με ανώτατο όριο τα 20.000 ευρώ, υπερβαίνει κατά πολύ το κόστος μιας ετήσιας συνδρομής.

Και το πρόστιμο δεν είναι το μόνο έξοδο. Μια παραβίαση δεδομένων σημαίνει μια ομάδα αντιμετώπισης κρίσεων, ειδοποιήσεις, μια φήμη που πρέπει να ανακτηθεί και μερικές φορές απώλεια πελατών. Σε σύγκριση με αυτό, το κόστος ενός κυρίαρχου εργαλείου που διατηρεί τη συμμόρφωσή σας ενημερωμένη είναι λιγότερο έξοδο και περισσότερο ασφαλιστήριο συμβόλαιο.

Συχνές ερωτήσεις — Λογισμικό συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ

Είναι υποχρεωτικό το λογισμικό συμμόρφωσης με τον GDPR;

Όχι, κανένα κείμενο δεν επιβάλλει κανένα λογισμικό. Τι ΓΚΠΔ Η απαίτηση είναι η τήρηση μητρώου, η ασφάλεια των δεδομένων και η δυνατότητα απόδειξης συμμόρφωσης. Μια λογικήΠλαίσιο συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ Δεν είναι υποχρέωση, είναι ο πιο αξιόπιστος τρόπος για να εκπληρώσετε αυτές τις υποχρεώσεις χωρίς να ξοδέψετε υπερβολικό χρόνο σε αυτές.

Υπάρχει διαθέσιμο κάποιο δωρεάν λογισμικό GDPR;

Διατίθενται δωρεάν εργαλεία, τα οποία συχνά περιορίζονται στη σάρωση cookies ή ενός προτύπου μητρώου. Είναι χρήσιμα για να ξεκινήσετε, αλλά δεν καλύπτουν την ασφάλεια, τους υπεργολάβους ή τα μακροπρόθεσμα στοιχεία. Για πραγματική συμμόρφωση, δείχνουν γρήγορα τους περιορισμούς τους.

Ποιο λογισμικό συμμόρφωσης με τον GDPR είναι το καλύτερο για μια ΜΜΕ;

Μια ΜΜΕ χρειάζεται ένα απλό, εύχρηστο εργαλείο, που φιλοξενείται στην Ευρώπη, το οποίο διαχειρίζεται τα λίγα εμπλεκόμενα άτομα χωρίς να απαιτεί Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων πλήρους απασχόλησης. Αυτό ακριβώς είναι το προφίλ της λύσης Viqtor®, σχεδιασμένης για άμεσους χρήστες ανεξάρτητα από το μέγεθός τους.

Πώς να κάνω μετεγκατάσταση από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel;

Ξεκινάμε με ό,τι ήδη υπάρχει. Οι πίνακές σας χρησιμεύουν ως βάση για την αρχικοποίηση του μητρώου και της αντιστοίχισης και στη συνέχεια η πλατφόρμα αναλαμβάνει τη διαχείριση συνδέοντας τους κατάλληλους συντελεστές. Η ιδέα δεν είναι να ξεκινήσουμε από το μηδέν, αλλά να σταματήσουμε να βασιζόμαστε σε ένα αρχείο που κανείς δεν ενημερώνει.

Το λογισμικό GDPR αντικαθιστά έναν DPO;

Κανένας Λογισμικό GDPR Εξοπλίζει τον ΥΠΔ και ενισχύει τις ενέργειές του· δεν αντικαθιστά τη νομική του ανάλυση. Για οργανισμούς χωρίς εσωτερικό ΥΠΔ, το εργαλείο καθιστά τη διαδικασία προσβάσιμη, αλλά η οπτική ενός επαγγελματία παραμένει ανεκτίμητη σε ευαίσθητα ζητήματα. Γι' αυτό συνδυάζουμε την πλατφόρμα με ένα δίκτυο πιστοποιημένων εμπειρογνωμόνων, ικανών να παρέμβουν όταν το απαιτεί μια κατάσταση.

Συγκρίνετε το Viqtor® με το τρέχον λογισμικό σας στις πραγματικές σας θεραπείες.

Για να μάθετε περισσότερα, βρείτε όλους τους πόρους μας στο διακυβέρνηση δεδομένων και συμμόρφωση με τον GDPR σχετικά με Πλατφόρμα Viqtor.