Τα κύρια βήματα για τη συμμόρφωση με τον GDPR

1 Διορισμός Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO)

Ο ΥΠΔ είναι κεντρικό πρόσωπο στη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ. Είναι ο εγγυητής της συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ εντός της εταιρείας και θα είναι η κύρια επαφή για τις εποπτικές αρχές. Ο διορισμός ενός ΥΠΔ είναι υποχρεωτικός για δημόσιους φορείς, οργανισμούς που διεξάγουν τακτική παρακολούθηση μεγάλης κλίμακας ή που επεξεργάζονται ευαίσθητα δεδομένα σε μεγάλη κλίμακα.

2 Χαρτογράφηση της επεξεργασίας δεδομένων

Το πρώτο έργο του ΥΠΔ είναι ο εντοπισμός όλων των πράξεων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων που εκτελούνται από την εταιρεία. Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα που παρέχει μια σαφή εικόνα των δραστηριοτήτων της εταιρείας και των πιθανών συναφών κινδύνων.

3 Εκτίμηση κινδύνου και εφαρμογή προστατευτικών μέτρων

Μόλις καθοριστεί ο χάρτης επεξεργασίας, πρέπει να αξιολογηθούν οι κίνδυνοι για κάθε πράξη επεξεργασίας. Εάν η πράξη επεξεργασίας παρουσιάζει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων, πρέπει να διενεργηθεί εκτίμηση επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων (ΕΕΠΔ). Στη συνέχεια, πρέπει να ληφθούν κατάλληλα μέτρα προστασίας δεδομένων.

4 Ανάπτυξη πολιτικής προστασίας δεδομένων

Αυτή η πολιτική πρέπει να περιγράφει λεπτομερώς τις δεσμεύσεις της εταιρείας για την προστασία των δεδομένων. Πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμη και κατανοητή σε όλους τους εργαζομένους και τα ενδιαφερόμενα μέρη εντός της εταιρείας.

5 Διαχείριση συναίνεσης

Ο ΓΚΠΔ απαιτεί η συγκατάθεση για την επεξεργασία δεδομένων να είναι ελεύθερη, ενημερωμένη, συγκεκριμένη και αδιαμφισβήτητη. Συνεπώς, είναι απαραίτητο να εφαρμοστεί ένα σύστημα διαχείρισης συγκατάθεσης που να συμμορφώνεται με αυτές τις απαιτήσεις.

6 Προετοιμασία διαδικασιών σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων

Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, ο ΓΚΠΔ απαιτεί την ενημέρωση της εποπτικής αρχής εντός 72 ωρών. Συνεπώς, η εταιρεία πρέπει να διαθέτει λεπτομερή διαδικασία για να αντιδρά αποτελεσματικά σε περίπτωση παραβίασης.

7 Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση προσωπικού

Η συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ δεν αφορά μόνο τεχνικές και νομικές διαδικασίες. Περιλαμβάνει επίσης μια σημαντική ανθρώπινη διάσταση. Επομένως, είναι ζωτικής σημασίας η εκπαίδευση και η ευαισθητοποίηση όλου του προσωπικού σχετικά με αυτά τα ζητήματα.

8 Επαλήθευση συμμόρφωσης υπεργολάβων

Εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί υπεργολάβους για την επεξεργασία δεδομένων, οφείλει να διασφαλίζει τη συμμόρφωσή τους με τον ΓΚΠΔ. Συνεπώς, είναι απαραίτητο να περιλαμβάνονται συγκεκριμένες ρήτρες στις συμβάσεις με αυτούς τους υπεργολάβους.

9 Καθιέρωση διαδικασίας αναθεώρησης και ενημέρωσης

Συμμόρφωση με το ΓΚΠΔ δεν αποτελεί μια εφάπαξ ενέργεια, αλλά μια συνεχή διαδικασία. Θα πρέπει να διενεργείται τακτική αναθεώρηση των υφιστάμενων διαδικασιών και πολιτικών, ώστε να διασφαλίζεται ότι παραμένουν σύμφωνες με τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ, ειδικά σε περίπτωση αλλαγών στις λειτουργίες της εταιρείας.

10 Διαφανής επικοινωνία με τα υποκείμενα των δεδομένων

Τέλος, ο ΓΚΠΔ δίνει έμφαση στα δικαιώματα των ατόμων σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα. Αυτό περιλαμβάνει το δικαίωμα στην ενημέρωση, το δικαίωμα πρόσβασης, το δικαίωμα στη λήθη, το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων και άλλα. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να θεσπιστούν μηχανισμοί για την αποτελεσματική και διαφανή ανταπόκριση σε αυτά τα αιτήματα.