Die wichtigsten Schritte zur Einhaltung der DSGVO

1 Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)

Der DSB ist eine zentrale Figur bei der Einhaltung der DSGVO. Er ist der Garant für die Einhaltung der DSGVO im Unternehmen und erster Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden. Die Ernennung eines DSB ist für öffentliche Stellen, Organisationen, die regelmäßig umfangreiche Überwachungen durchführen oder in großem Umfang sensible Daten verarbeiten, obligatorisch.

2 Abbildung der Datenverarbeitung

Die erste Aufgabe des Datenschutzbeauftragter besteht darin, alle vom Unternehmen durchgeführten Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten zu identifizieren. Dies ist ein entscheidender Schritt, der einen klaren Überblick über die Aktivitäten des Unternehmens und die damit verbundenen potenziellen Risiken bietet.

3 Risikobewertung und Umsetzung von Schutzmaßnahmen

Sobald die Verarbeitungslandkarte erstellt ist, müssen die Risiken für jeden Verarbeitungsvorgang bewertet werden. Stellt der Verarbeitungsvorgang ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen dar, muss eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden. Anschließend müssen geeignete Datenschutzmaßnahmen ergriffen werden.

4 Entwicklung einer Datenschutzrichtlinie

Diese Richtlinie muss die Verpflichtungen des Unternehmens zum Datenschutz detailliert darlegen. Sie muss für alle Mitarbeiter und Beteiligten im Unternehmen leicht zugänglich und verständlich sein.

5 Einwilligungsmanagement

DER DSGVO erfordert, dass die Einwilligung zur Datenverarbeitung freiwillig, informiert, spezifisch und eindeutig erfolgt. Daher ist es notwendig, ein Einwilligungsmanagementsystem zu implementieren, das diese Anforderungen erfüllt.

6 Vorbereitung von Maßnahmen im Falle einer Datenschutzverletzung

Im Falle einer Datenschutzverletzung verlangt die DSGVO, dass die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden benachrichtigt wird. Daher muss das Unternehmen über ein detailliertes Verfahren verfügen, um im Falle einer Verletzung wirksam reagieren zu können.

7 Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Bei der Einhaltung der DSGVO geht es nicht nur um technische und rechtliche Prozesse, sondern auch um eine wichtige menschliche Dimension. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeiter für diese Themen zu schulen und zu sensibilisieren.

8 Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch Subunternehmer

Wenn das Unternehmen zur Datenverarbeitung Subunternehmer einsetzt, muss es deren Einhaltung der DSGVO sicherstellen. Daher ist es unerlässlich, in den Verträgen mit diesen Subunternehmern spezifische Klauseln aufzunehmen.

9 Einrichtung eines Überprüfungs- und Aktualisierungsprozesses

Einhaltung der DSGVO ist keine einmalige Aktion, sondern ein fortlaufender Prozess. Eine regelmäßige Überprüfung der bestehenden Prozesse und Richtlinien sollte durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den DSGVO-Anforderungen entsprechen, insbesondere bei Änderungen im Unternehmensbetrieb.

10 Transparente Kommunikation mit betroffenen Personen

Schließlich betont die DSGVO die Rechte des Einzelnen in Bezug auf personenbezogene Daten. Dazu gehören das Recht auf Information, das Recht auf Zugang, das Recht auf Vergessenwerden, das Recht auf Datenübertragbarkeit und vieles mehr. Daher ist es wichtig, Mechanismen zu schaffen, um auf diese Anfragen effektiv und transparent zu reagieren.