DSGVO-Checkliste für Kleinstunternehmen/KMU: Die wichtigsten Schritte zur Einhaltung der DSGVO im Jahr 2025

Führen Sie ein Compliance-Audit durch

Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, ist es wichtig, den aktuellen DSGVO-Konformitätsstatus Ihres Unternehmens zu bewerten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Identifizieren Sie, welche personenbezogenen Daten Sie erfassen (Kunden, Mitarbeiter, Partner).
• Bestimmen Sie, wie sie gespeichert, verarbeitet und gesichert werden.
• Identifizieren Sie die potenziellen Risiken, die mit diesen Behandlungen verbunden sind.

Benennen Sie einen DSGVO-Ansprechpartner

KMU sind nicht immer verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragter (DSB), es sei denn, sie verarbeiten sensible Daten in großem Umfang. Andernfalls:

• Bestimmen Sie einen internen Manager, der für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist.
• Schulen Sie ihn in den DSGVO-Verpflichtungen und Best Practices im Datenschutz.

Implementieren Sie eine klare Datenschutzrichtlinie

Eine Website oder ein Unternehmen, das Daten sammelt, muss die Benutzer über deren Verwendung informieren:

• Schreiben Sie eine Datenschutzrichtlinie einfach, zugänglich und transparent.
• Geben Sie die Zwecke der Datenverarbeitung an.
• Informieren Sie die Benutzer über ihre Rechte (Zugriff, Berichtigung, Löschung).

Holen Sie die ausdrückliche Zustimmung der Benutzer ein

Die Zustimmung muss frei, aufgeklärt und explizit :

• Fügen Sie Kontrollkästchen zur Zustimmung hinzu (keine vorab aktivierten Kontrollkästchen).
• Bieten Sie jederzeit eine einfache Möglichkeit, die Einwilligung zu widerrufen.
• Bewahren Sie den Nachweis der eingeholten Einwilligung auf.

Sichern Sie persönliche Daten

Datensicherheit ist ein Grundpfeiler der DSGVO:

• Richten Sie ein Verschlüsselung sensibler Daten.
• Beschränken Sie den Zugriff auf Daten ausschließlich auf autorisierte Personen.
• Führen Sie regelmäßige Updates Ihrer Cybersicherheitssoftware und -tools durch.

Erstellen Sie ein Behandlungsregister

Für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, ist ein Datenverarbeitungsregister obligatorisch:

• Beschreiben Sie die Arten der erfassten Daten und ihren Zweck.
• Geben Sie die Aufbewahrungsdauer der Daten an.
• Beachten Sie die geltenden Sicherheitsmaßnahmen.

Benutzerrechte verwalten

Einzelpersonen haben Rechte an ihren personenbezogenen Daten und Ihr Unternehmen muss in der Lage sein, auf Anfragen zu reagieren:

• Richten Sie ein Verfahren für Anfragen zum Zugriff auf, zur Berichtigung oder Löschung von Daten ein.
• Stellen Sie sicher, dass Sie in einer maximal 30 Tage.

Bereitstellung eines Verfahrens für den Fall einer Datenpanne

Im Falle eines Datenlecks oder Computerangriffs müssen Sie schnell handeln:

• Benachrichtigen Sie den CNIL (oder die zuständige Behörde) falls erforderlich innerhalb von 72 Stunden.
• Informieren Sie die betroffenen Personen im Falle eines hohen Risikos für ihre Rechte und Freiheiten.
• Implementieren Sie Korrekturen, um zu verhindern, dass dies erneut passiert.

Erfüllen Sie die DSGVO im Jahr 2025 ist ein zentrales Thema für VSEs und KMUs. Indem Sie diese Checkliste befolgen, reduzieren Sie Risiken, schützen Ihre Kundendaten und stärken Ihre Glaubwürdigkeit. Um noch weiter zu gehen, ziehen Sie die Unterstützung der Plattform in Betracht Viqtor® Datenschutzexperte.